Организация проектов и деловых документов

Question

Как вы организуете, поддерживаете правки, исправления и отношения между:

1. Предложения
2. контракты
3. Заказы на изменение
4. Практические результаты
5. проектов

Как вы организуете свои проекты для повторного использования?

Например, есть ли способ добавить теги в проекты, чтобы сделать их более доступными?

Какая хорошая структура данных для размещения всех моих файлов на интернет-сервере для легкого доступа?

В настоящее время моя рабочая папка настроена следующим образом:

(1)/work/
 (2)/projects
  (3)/project_a
   (4)/final (which includes all final documents)
    (5)/contracts
    (5)/rfp_rfq
    (5)/change_orders
    (5)/communications (logs all emails, faxes, and meeting notes and minutes)
    (5)/financial
     (6)/paid
     (6)/unpaid
    (5)/reports
   (4)/old (include all documents that didn't make it into the project_a/final/ 
  (3)/project_b
   (4) ... same as above ...
 (2)/references
  (3)/technical_references
  (3)/gov_regulations
  (3)/data_sources
  (3)/books
  (3)/topic_based (each area of my expertise has a folder with references in them)
 (2)/business_contacts
  (3)/contacts.xls (file contains all my contacts)
 (2)/banking
  (3)/banking.xls (contains a list of all paid and unpaid invoices as well as some cool stats)
  (3)/quicken (to do my taxes and yada yada)
   (4)/year
 (2)/education (courses I've taken
  (3)/webinars
  (3)/seminars
  (3)/online_courses
 (2)/publications (includes the publications I've made
  (3)/publication_id

В основном мы работаем над этой работой вместе 5 человек. Поскольку это очень структурированный подход, мне очень трудно вспомнить, что я делал в предыдущих проектах, и легко переходить назад и вперед.

Каковы ваши предложения по улучшению моих процессов? Я открыт для закрытого и открытого программного обеспечения (до тех пор, пока цена не слишком высока).
Я также хочу внедрить систему, в которой я могу сохранить большинство проектов в режиме онлайн, чтобы повысить эффективность совместной работы и снизить пропускную способность, особенно при редактировании документов.

Представьте, что вы отправляете документы по электронной почте 5-10 раз в день.

Answer 1

Во-первых, я бы не стал отслеживать все, используя файлы и папки. Вы можете начать с лучших побуждений, но он быстро станет чудовищем для поддержания и синхронизации. Для вещей, которые, очевидно, должны храниться в отдельных файлах, вы можете использовать систему контроля версий, такую как CVS, Subversion или любую из десятков конкурирующих систем, но это займет у вас слишком много времени. Большинство предприятий переходят на облачные приложения и хранилища.

Это подводит меня ко второму пункту: не изобретай велосипед. Вы можете попытаться создать свою собственную домашнюю систему, которая будет делать именно то, что вам нужно сегодня, но в долгосрочной перспективе вам лучше инвестировать в существующие системы, проверенные в бою. Существует так много дополнительных случаев, которые вы даже не можете рассмотреть, и к тому времени, когда вы начнете исправлять свою внутреннюю систему, вы потратите слишком много времени, пытаясь взломать вашу систему, чтобы обработать все странные уголки. случаев (или просто пытаясь добавить новую функциональность), и вскоре у вас не будет достаточно времени, чтобы посвятить себя заботе о своих клиентах так, как вам бы того хотелось. В конечном итоге стоимость обслуживания вашей собственной системы превзойдет сумму, которую вы заплатили бы за какую-либо существующую систему с открытым исходным кодом или имеющуюся в продаже.

Если вы согласны с тем, чтобы документы размещались на серверах Google, я настоятельно рекомендую Google Apps (или Документы Google, если вы хотите пройти бесплатный маршрут) для своих документов. Это даст вам совместное редактирование в режиме реального времени и предоставляет естественный способ обмена документами. Это также сохраняет каждую ревизию документа.

Я бы посоветовал использовать реальный бухгалтерский пакет, такой как QuickBooks, чтобы отслеживать ваши счета и счета.

Для дополнительного сотрудничества WebEx является стандартом де-факто, но существуют и другие бесплатные и недорогие системы веб-конференций / совместного использования экрана, которые также могут подойти для ваших нужд, поскольку ваша компания все еще очень мала.

Чтобы управлять всеми своими учетными записями клиентов, вы должны использовать что-то вроде Salesforce.com или другую CRM-систему. (Но имейте в виду, что любая CRM-система потребует некоторого количества продуманного подхода и настройки, чтобы ее можно было использовать для вашего конкретного бизнеса.) Вы можете попробовать использовать электронную таблицу, но ее будет очень сложно поддерживать.

Чтобы задокументировать ваши бизнес-процессы, вам следует подумать о создании вики. Продвигаясь дальше, вы также можете настроить систему заявок, такую как Fogbugz (если у вашей системы CRM ее еще нет), которая позволяет вам создавать записи для каждого из элементов действий из ваших собраний и отслеживать статус до каждой задачи. завершено.