Запланировать встречу для других без участия? (Outlook 2007/Exchange)

Question

Мы используем Outlook 2007 в среде Exchange 2007. Есть ли способ для кого-то запланировать встречу для группы других людей, чтобы эта встреча не появлялась в календаре планировщика?

Пример: Тома нет в офисе. Том звонит Эвану и просит его назначить встречу для Тома и Дика на сегодня. Может ли Эван создать приглашение на собрание, которое включает Тома и Дика, но не включает Эвана? Нет требования, чтобы встреча, казалось, происходила от Тома или была от имени Тома, Эван просто не должен быть в числе участников и не должен появляться в его календаре.

Требуются ли для этого специальные привилегии в Outlook/Exchange? Это вообще возможно?

Моя компания имеет опыт работы в Novell GroupWise, и многие люди, по-видимому, уже давно используют эту функцию и ищут аналог в новой среде.

Answer 1

Наша компания также перешла с GroupWise на Outlook, и мы постоянно использовали функцию «Отправить другим, но не включаю меня». Outlook не имеет этой конкретной функции, но функциональность может быть реплицирована (с 6 дополнительных кликов).

Первый способ - настроить делегата, который может запланировать встречу от вашего имени. GroupWise сделал это тоже, и это не совсем то же самое.

Второй способ - запланировать собрание так, как если бы вы присутствовали, и после его отправки измените статус на «свободный» в своем собственном расписании. Он выполняет почти то же самое, что и функция GroupWise, но делает несколько дополнительных шагов.

Answer 2

Вы можете назначить кого-либо делегатом, он может иметь доступ к вашему календарю или электронной почте и отправлять его в ваше отсутствие.

Инструменты, Опции, Делегаты

Делегаты могут отправлять предметы от вашего имени. Чтобы предоставить другим пользователям разрешение на доступ к вашим папкам без предоставления им прав на передачу от имени, перейдите в диалоговое окно свойств для каждой папки и измените параметры на вкладке разрешений.

Это в Outlook 2000, я уверен, что это немного отличается в 2007 году.

Answer 3

В идеале вы хотите, чтобы этот человек (Эван) не имел встречи в своем календаре, а другой человек (Том) должен отображаться в качестве организатора, что также позволит ему обновить собрание, см. Список тех, кто принял или отклонил и т.п.

Единственный способ сделать это для Тома - дать Эвану полный доступ к своему календарю, изменив разрешения календаря. Это означает, что он требует предварительной настройки, и, вероятно, он подходит только для доверенных членов команды, а не для всех, кто может сделать что-то для других (стандартным примером, конечно, будет руководитель и их личный помощник).

В этом есть и небольшая хитрость: Эван должен сначала настроить это как простое назначение в календаре Тома, чтобы Том был организатором и единственным участником. Затем "пригласить участников", чтобы превратить встречу в встречу. Если вы начнете создавать собрание, Эван будет организатором и участником, и ему придется изменить этот раунд.