У меня нет установленного на моем компьютере клиента Notes, но я много лет был разработчиком Notes. Как конечный пользователь, нет способа автоматически скрыть копии, но вы можете использовать простые агенты для отправки новых записей в папку «Отправленные» по расписанию (т.е. один раз в день).
Вот довольно конкретные инструкции из справки Notes, которые должны работать в Notes версии 5-7.x; если вам 8, это совсем другое дело, и у меня нет никакого опыта с этим. Все, что выделено курсивом, - это мои заметки, которые относятся к вашей ситуации.
Чтобы создать агента, сначала необходимо открыть базу данных и выбрать «Создать» - «Агент». Notes отображает окно свойств агента и открывает панель программиста.
В окне Свойства агента:
- Нажмите вкладку Основы.
- Введите имя для агента в поле Имя.
- (Необязательно) Введите комментарий в поле "Комментарий". Комментарии появляются в списке агентов.
- Выберите Shared, если этот агент будет использоваться другими пользователями. Выберите Личный, если вы хотите, чтобы агент был агентом, который может запускать только вы. Вы хотите выбрать Private.
ПРОПУСТИТЕ ЭТОТ ШАГ - он вам не нужен для того, чем вы хотите заниматься.
Если агент будет искать текст в документах, вы можете указать следующие параметры в разделе "Параметры":
- Установите флажок "Поиск магазина в меню панели поиска", чтобы отобразить поисковый запрос на панели поиска.
- Установите флажок "Хранить подсветку в документе", чтобы результаты поиска выделялись в найденных документах.
Для запуска агентов, которые не отображаются в пользовательском интерфейсе, выберите "Запускать в фоновом потоке клиента". Вы хотите сделать это.
В разделе "Время выполнения" окна свойств выберите один из следующих триггеров для агента. Различные параметры появляются в зависимости от выбранного триггера. Выбрать по расписанию
- Выберите "On event", затем выберите событие, которое запускает агента.
- Выберите "По расписанию", а затем запланируйте время срабатывания агента.
Перейдите на вкладку "Безопасность" в окне "Свойства агента", чтобы настроить безопасность для агента. Пропустить это; просто оставьте настройки безопасности по умолчанию на месте.
- Закройте окно свойств агента после того, как вы заполните необходимые поля.
На панели программиста:
Нажмите кнопку "Добавить действие", чтобы открыть диалоговое окно "Добавить действие" и указать простые действия, которые должен выполнить агент. (Выберите действия в том порядке, в котором вы хотите их выполнять.) - выберите "Отправить документ".
Если вы хотите, чтобы агент осуществлял поиск документа, выберите вкладку "Объекты", а затем "Выбор документа". Нажмите кнопку "Добавить условие", чтобы открыть диалоговое окно "Добавить условие" и настроить условия поиска. - Выберите "В папке", затем выберите папку "Отправленные" и нажмите "ОК"; затем снова нажмите "Добавить условие" и выберите "По дате" -> "Дата создания" -> "За последние 1 день".
Выберите Файл - Сохранить, чтобы сохранить агента в базе данных.
