Отслеживание и синхронизация нескольких листов с основным листом

Question

Я часто сталкиваюсь с ситуациями, когда информацию в электронной таблице необходимо разбить и распределить по отдельным организационным подразделениям, но в то же время мне нужно иметь возможность всесторонне отслеживать и сообщать об обновлениях этой информации в виде одного списка.

Есть ли эффективный способ автоматизации ключевых задач, необходимых для этого?

1. Разбейте один мастер-лист на несколько отдельных файлов на основе заданного атрибута.
2. Синхронизируйте информацию между главным листом и всеми связанными файлами.

Каждая электронная таблица будет идентичной с точки зрения заголовков столбцов и макета. В большинстве случаев позиции не будут добавляться / удаляться в процессе отслеживания данных. Как правило, я также могу назначить GUID для каждой позиции, когда мне понадобится перекрестная ссылка на данные. Хотя решение будет идеально подходить для автоматической адаптации к исключениям, они должны быть достаточно редкими, чтобы я мог обрабатывать их вручную по мере необходимости.

Я довольно хорошо знаком с написанием формул Excel и часто заканчиваю тем, что использую сложные VLOOKUPS или подобные операции для подобных вещей (когда я не просто копирую / вставляю между листами вручную). Я открыт для изучения таких вещей, как VBScript, но практически не знаю языка.

Возможно, эта задача больше подходит для базы данных, такой как Access, и я также открыт для таких опций. Но, в конце концов, мои выходные данные должны быть в электронной таблице Excel, и мне нужно иметь возможность легко синхронизировать базу данных с этими документами (в обоих направлениях) при наличии обновлений.

Я бы предпочел сделать это без какого-либо стороннего программного обеспечения, если это возможно.

К сожалению, процессы, вовлеченные здесь, обычно довольно случайны. Отчеты часто просто отправляются туда и обратно по электронной почте. Иногда мы используем общие файловые ресурсы и / или Sharepoint. Мне нужно быть в состоянии максимально адаптироваться, не заставляя всех постоянно работать с одной конкретной системой. (Хотя это было бы идеально, это проблема, которую я не могу решить.)

Что-то похожее на это было бы хорошо:

1. "Мастер лист" (или база данных) находится в моем собственном маленьком уголке мира (общий доступ к файлам, Sharepoint, рабочий стол, где угодно).
2. «Мастер-лист» экспортирует "Дочерние листы" в определенное место, где бы я ни находился. Все дети могут храниться или не храниться в одном и том же месте.
3. "Дочерние листы" либо обновляются непосредственно в связанном местоположении, либо я вручную скопирую последние версии в связанные пути перед синхронизацией.
4. "Мастер лист" должен иметь возможность загружать / извлекать обновления в / из связанных "дочерних листов" по требованию.

Answer 1

Excel не может синхронизировать в 2 направлениях
Как я объяснил в этом похожем (но не одном и том же) вопросе, Excel не может синхронизировать данные двумя способами. Либо у вас есть один мастер и несколько рабов (или потомков, как вы их называете), и вы можете редактировать мастера, но только читать раба. Или вы делаете это наоборот: вы можете редактировать рабов, но вы можете только читать мастер.

Еще одна вещь, которую Excel не может сделать (из коробки), это отправить данные. Excel предназначен для синхронизации данных "по требованию" или "вовремя", когда вы открываете файл или обновляете его содержимое. Вы не можете отправить редактирование на другой лист Excel.

Если вышеперечисленные требования "должны иметь", Excel не является правильным решением, однако стоит обратить внимание на решение, основанное на реляционной базе данных.

Я кратко объясню, как настроить master-> slave и slave-> master, просто для начала.

Осваивается> рабы
Создайте таблицу в мастер-листе и сохраните ее; Вы также можете использовать базу данных Microsoft Access для этого. Затем создайте сводную таблицу в каждом ведомом устройстве. Установите фильтр сводной таблицы на требуемые параметры и сохраните лист.

Slaves-> мастер
Создайте таблицу в каждом раб. Используйте Power Pivot, чтобы объединить различных рабов и поместить их в мастера. Это решение также будет работать для "распределенного" подхода, при котором не существует одного мастера, но все подчиненные устройства соединяются друг с другом. Для этого потребуется две таблицы в каждой книге: одна с данными (подмножество, управляемое этим пользователем / отделом), а другая с сводным отчетом на основе Power Pivot, который содержит объединение всех данных в разных ведомых устройствах.

Возможно, этот последний вариант (распределенный подход) наиболее близок к вашим требованиям.

Обратите внимание, что если вам нужно скрыть подмножество данных на одном листе, вы всегда можете установить сводный фильтр и заблокировать ячейку фильтра отчета.