Sharepoint - подводные камни, чтобы планировать вокруг?

Question

Руководство предпринимает шаги для устранения проблемы, связанной с управлением документами. Проблема с нашим управлением документами: у нас нет ...

В настоящее время у нас есть накопитель на более чем 90 000 документов на разных уровнях организации.

Было принято решение использовать Sharepoint в качестве инструмента для контроля / отслеживания нашей документации. Мы делаем это поэтапно, следующим этапом является перенос одной из документации моей команды в Sharepoint. Документация состоит в основном из документов по устранению неполадок и обзоров инцидентов.

На какие распространенные недостатки использования Sharepoint следует обращать внимание в плане поддержания порядка в документации?

Answer 1

1. Не пытайтесь реплицировать файловую систему в SharePoint. Определите и используйте полезные метаданные для поиска и поиска информации.

2. Убедитесь, что вы включили управление версиями для библиотек документов (одно из преимуществ заключается в том, что это позволяет конечным пользователям извлекать / откатывать случайно перезаписанные документы вместо того, чтобы просить ИТ-специалистов о восстановлении из резервных копий)

3. Принудительный выезд, если можете. Это не позволяет нескольким людям редактировать один и тот же файл.

4. Разрешения - это боль, но вы можете настроить их так, чтобы они делали то, что вы хотите. Попробуйте по возможности наследовать разрешения и использовать группы SharePoint и группы AD вместо назначения разрешений отдельным лицам.