Каковы хорошие решения для хранения / архивирования цифровых документов?

Question

Мы стремимся оцифровать большую часть наших физических документов и упорядочить документы, которые у нас уже есть, в цифровом формате.
В настоящее время мы используем Dropbox для бизнеса, но ищем лучшее решение, которое позволит нам:

• Категоризация и тегирование документов
• Обеспечить контроль доступа
• Локальные данные предпочтительнее, чем облачные, из-за чувствительности данных (юридические документы, банковские выписки, контракты и т.д.)
• Возможность индексировать PDF-документы и сделать их доступными для поиска (аналогично Evernote - было бы здорово, но не обязательно)
• Создавать полные резервные копии

Какие есть варианты, я не смог найти ничего подходящего, но уверен, что должны быть решения, которые используют юридические офисы и т.д.?

Answer 1

На ум приходят два варианта.

1. Почему бы просто не использовать встроенные функции Windows и Adobe Acrobat?

В Windows Vista 7 и 8 помечать документы очень просто, и с помощью групповой политики также обеспечивается доступ к папкам (где документы сохраняются в зависимости от категории). Adobe Acrobat может легко выполнять поиск в нескольких документах PDF одновременно, а создание резервных копий так же просто, как копирование файлов на USB-накопитель (с программным обеспечением или без него, чтобы сделать это автоматически). И все это на 100% локально.

Используйте Google Docs.

С Google Docs загрузка и классификация файлов очень проста и понятна, а с Google Drive (все Google Docs хранятся на Google Диске) хранение дополнительной копии также невероятно легко настроить. Google, вероятно, имеет лучшие алгоритмы поиска и сможет проиндексировать ваши файлы для вас.

Надеюсь, это поможет.