Если вам нужно использовать один почтовый ящик, то лучше всего настроить почтовые клиенты так, чтобы они оставляли сообщения на сервере, как предлагает @Josh . Это будет одинаково хорошо работать независимо от того, используете ли вы POP3 или IMAP4, поскольку ключ заключается в том, чтобы настроить клиент так, чтобы сообщение оставалось на сервере. IMAP4 работает так же хорошо, как и POP3 в режиме "офлайн", хотя он разработан скорее как протокол онлайн-доступа, чем POP3.
Однако, несмотря на то, что он выходит за рамки заданного вопроса, если у вас нет какого-то очень специфического сценария использования, который требует использования одного почтового ящика, я бы фактически предложил вам создать два почтовых ящика, а затем создать псевдоним для почты. сервер для доставки одного адреса в оба почтовых ящика. Тогда то, что один пользователь делает с электронной почтой на сервере, не имеет значения для другого пользователя. Я не думаю, что есть какие-либо полноценные почтовые серверы, которые не поддерживают такую концепцию, будь то псевдонимы, списки рассылки, пересылка учетных записей или что-то еще.
Вам придется обучать пользователей CC или BCC по общему адресу в любых ответах и искать ответы, прежде чем отвечать самим, но это полностью исключает риск того, что один пользователь удалит электронную почту для другого.