Сделать таблицы PDF можно скопировать в Excel? (InDesign)

Question

Моя организация публикует таблицы данных с этими двумя требованиями к дизайну:

• Должен быть PDF-файл, чтобы сохранить наш фирменный стиль и форматирование, для людей, которые хотят распечатать таблицы сами для использования в качестве справочного
• Должно быть легко скопировать и вставить данные в Excel (или другое программное обеспечение для работы с электронными таблицами), для людей, которые хотят сделать свой собственный анализ данных.

Проблема в том, что при каждой комбинации настроек для экспорта PDF-файлов с тегами в InDesign, которые я пробовал, данные вставляются в Excel все в один столбец, теряя структуру.

Мы знаем, что проблемы с извлечением данных из PDF-файлов - это общее разочарование для людей и общий недостаток дизайна во многих опубликованных отчетах - и мы хотели бы быть частью решения, а не частью проблемы. Как мы можем настроить таблицу PDF, чтобы она точно копировалась в программное обеспечение для работы с электронными таблицами?

Я уверен, что должен быть какой-то вариант, который я упустил. Если нет, то решения, основанные на плагинах, коде или программном обеспечении, отличном от InDesign, также приветствуются, если они не требуют дополнительной работы или программного обеспечения от пользователя, загружающего файл PDF.

(Любопытно, что у Adobe Acrobat Pro есть опция "Открыть таблицу как электронную таблицу", которая прекрасно работает, если экспортировать PDF-файл с включенными тегами, но мы не можем полагаться на то, что у наших читателей есть Acrobat. Поскольку эта функция работает, должно быть достаточно данных о структуре таблицы в PDF ... но по какой-то причине она просто не используется с этими настройками)

Answer 1

Я бы сказал, что самым простым решением было бы включить документ и электронную таблицу в портфолио PDF. Acrobat имеет такую возможность начиная с v8, iirc. Единственная проблема, с которой вы можете столкнуться - это люди, которые используют что-то кроме Reader для открытия PDF, если стороннее решение не понимает портфолио, но Reader является единственным полностью надежным способом чтения PDF в любом случае (как графика дизайнер, я сталкиваюсь с проблемой почти каждый раз, когда отправляю подтверждение PDF клиенту, который использует Mac Preview или какой-либо другой "просмотрщик PDF", который фактически не реализует полную спецификацию PDF).

Answer 2

Почему вы не можете предложить таблицу в виде таблицы для отдельной загрузки?

Поместите в исходный документ ссылку, которая гласит: «Если вы хотите, чтобы эти данные использовались в качестве электронной таблицы для собственного анализа, нажмите здесь, чтобы загрузить их». Ссылка приведет пользователя на веб-страницу со всеми электронными таблицами. XLS (или CSV, или любой другой формат файла, который вы хотите использовать) потребуется только минимальное форматирование, например, название вашей компании и контактная информация, а фирменный стиль PDF будет сохранен.

Это возможно в Acrobat Pro экспортировать текст в виде документа Word, который имеет таблицу, которая затем может быть вставлена в Excel, но я предполагаю , что вы хотите , как несколько шагов , как это возможно. Я говорю, что вы преследуете средства за счет целей. Если вы хотите, чтобы у ваших пользователей была электронная таблица, дайте им одну.

Answer 3

Я сам столкнулся с этой проблемой и решил ее.

Вот еще одно простое решение:

1. Скопируйте вставить из PDF в Microsoft Word.
2. Копировать вставить из Microsoft Word в Excel

Answer 4

В конце я пошел с вложениями PDF в соответствии с предложением mtone в комментарии к ответу Алана Дж. Вот как добавить вложение в PDF (краткое резюме: в Acrobat X Pro это всего лишь случай щелчка по значку скрепки справа, а затем добавления файла из этого окна и сохранения).

Вот результаты моего базового тестирования, сравнивая два варианта:

Вложения

• В Acrobat и Reader
  • Открывается отображение PDF в обычном режиме; по умолчанию открывается панель «Вложения» слева от страницы, показывая вложение (очень маленькое) со значком, характерным для типа файла (также очень маленьким). Имя файла очень короткое, поэтому для обычного пользователя, чтобы понять, что происходит, очень короткое самоочевидное имя файла (например, «DATA.xls») - хорошая идея.
• В не Adobe (например, Chrome, Mac Preview)
  • Открывает PDF как обычно. Нет никаких доказательств того, что есть вложение или какой-либо очевидный способ получить к нему доступ, если пользователь ожидал его. Тем не менее, нет никакого вреда по сравнению с отсутствием вложений, кроме увеличения размера файла.

PDF портфолио

• В Acrobat и Reader
  • Показан совсем другой интерфейс. У вас есть несколько вариантов (на мой взгляд, довольно дурацких) "wooshy" -интерфейсов в стиле 2006 года для просмотра содержимого портфолио, где каждый элемент нужно дважды щелкнуть, чтобы увидеть его в любом другом месте, кроме предварительного просмотра. , Они все довольно отвлекают и не очень интуитивно понятны тому, кто ожидает нормальный PDF. Первая страница основного PDF-файла просматривается в центре. Если это более одной страницы, средний пользователь может не осознавать, что он может получить больше страниц, дважды щелкнув по нему, чтобы открыть его - люди, знакомые с интерфейсами "PDF page turner", могут подумать, что все, что они видят, это все страницы, которые они могут получить. ,
• В старых версиях Reader / Acrobat (7 и более ранних)
  • Согласно этой теме, портфели обрабатываются как PDF-файлы с вложениями, но отображается "бычье" сообщение с просьбой обновить пользователя. Существует обсуждение многих случаев, когда это нежелательно и приводит к напрасной трате времени и отвлечению.
• В не Adobe (например, Chrome, Mac Preview)
  • Большое уродливое сообщение, говорящее пользователю, чтобы получить Adobe Reader, и я никак не могу увидеть для пользователя, чтобы просто увидеть оригинальный PDF, если это не вариант (например, если они находятся в контролируемой сети, или если они не не хочу устанавливать ~ 500 МБ (!!) программного обеспечения просто посмотреть на один PDF ...).

В моем случае, вложения, безусловно, лучший способ - наши PDF-файлы преднамеренно просты (для домашнего использования, а не для профессиональной печати), поэтому совместимость между клиентами важна, и очень важно не давать больше работы или раздражения нашим конечным пользователям. Кроме того, ключевые «функциональные» портфели, имеющие избыточные вложения (стильный интерфейс), в нашем случае ощущаются скорее как навязывание, чем как выгода.

---

Если вы пойдете по пути портфолио, посмотрите комментарий Мэтью Оглторпа в вышеупомянутой связанной ветке о обратной совместимости портфолио PDF. По-видимому, если вы замените титульную страницу для портфолио в «вертикальной панели значков (левый столбец, 3 кнопки в моем наборе), щелкните значок« Страницы (самый верхний)»в разделе« View > Portfolio > Cover page , вы можете удалить экран придирки. для людей в старых версиях Acrobat. Может работать только в Acrobat 9, не проверено.

Глядя на то, как на Mac этот отвратительный экран используется в качестве значка файла на рабочем столе, я думаю, что вышеописанный метод может также помочь заменить экран для пользователей не-Adobe чем-то полезным. Опять не проверено.