Игнорируйте пух и не прокрастинируйте, если вы можете иметь дело с чем-то, когда оно прибывает, тогда разберитесь с этим.
В настоящее время я использую Outlook, и для каждого письма, попадающего в мой почтовый ящик, я делаю одно из следующих действий (в порядке убывания важности):
- Прочитать, ответить / переслать / обработать / разобраться с / etc, пометить как выполненное, переместить в папку
- Прочитайте, отметьте (красный / синий / желтый на сейчас / сегодня / позже) и перейдите в папку
- Читать, переместить в папку ("заархивировать" ее)
- Удалить (например, спам / нежелательная почта)
Моя папка "Входящие" содержит только несортированные электронные письма, ее "идеальное" состояние пусто, а все электронные письма отсортированы по папкам и помечены / отмечены / заархивированы.
Внутри папки «Входящие» находится иерархия папок, которая определяет, к чему относятся электронные письма, поэтому для поиска тех, которые мне еще нужно обработать, у меня есть папки поиска, каждая из которых находит один из трех флагов, которые я использую для «Сейчас / Сегодня / Позже».
Я имею дело с письмами в поле «Сейчас» как можно скорее.
Поле «Сегодня» должно быть пустым, прежде чем я уйду домой.
А блок «Позднее» обычно предназначен для отслеживания разговоров, в которые я вовлечен, и не хочу забывать.
Строго говоря, папка "Сейчас" всегда должна быть пустой, поскольку на эти электронные письма следует сразу же отвечать, но если я нахожусь в процессе (например, отвечаю на другое "сейчас") письмо или пробираюсь через отставание после праздника, к которому я склонен сначала пометить все, а затем разобраться со всем этим вместе.