Недавно я начал получать больше электронной почты, чем я могу обработать. Из-за этого я иногда забываю отвечать на важные электронные письма или трачу больше времени на отслеживание и ответы на электронные письма, чем хотелось бы.
Какие-нибудь хорошие советы по улучшению производительности электронной почты? В основном я использую почтовый клиент GMail и Mac по умолчанию. Смена почтового клиента - вариант, если он повышает производительность.
Вот мои правила и инструменты для работы с сотнями сообщений в день. Приспособьтесь, поскольку это соответствует вашему стилю.
Игнорируйте пух и не прокрастинируйте, если вы можете иметь дело с чем-то, когда оно прибывает, тогда разберитесь с этим.
В настоящее время я использую Outlook, и для каждого письма, попадающего в мой почтовый ящик, я делаю одно из следующих действий (в порядке убывания важности):
Моя папка "Входящие" содержит только несортированные электронные письма, ее "идеальное" состояние пусто, а все электронные письма отсортированы по папкам и помечены / отмечены / заархивированы.
Внутри папки «Входящие» находится иерархия папок, которая определяет, к чему относятся электронные письма, поэтому для поиска тех, которые мне еще нужно обработать, у меня есть папки поиска, каждая из которых находит один из трех флагов, которые я использую для «Сейчас / Сегодня / Позже».
Я имею дело с письмами в поле «Сейчас» как можно скорее.
Поле «Сегодня» должно быть пустым, прежде чем я уйду домой.
А блок «Позднее» обычно предназначен для отслеживания разговоров, в которые я вовлечен, и не хочу забывать.
Строго говоря, папка "Сейчас" всегда должна быть пустой, поскольку на эти электронные письма следует сразу же отвечать, но если я нахожусь в процессе (например, отвечаю на другое "сейчас") письмо или пробираюсь через отставание после праздника, к которому я склонен сначала пометить все, а затем разобраться со всем этим вместе.
Может оказаться полезной новая функция Gmail Priority Inbox .
Я думаю, что он нацелен на людей, у которых уровень электронной почты выше определенного уровня в день - для таких, как я, которые получают только несколько сообщений, это излишне.
шаг 1. Хорошо используйте клавишу Delete.
Я ежедневно получаю тонны электронных писем о текущем проекте, если вам отправляется любое электронное письмо, известное мне, или позже появляется ответ, который включает в себя предыдущее письмо - оно отправляется в корзину. Точно так же, все, что я читаю и думаю «да, это не моя проблема», попадает в мусорную корзину. Если это важно, они могут отправить его снова :)
шаг 2. папки.
Иногда вы получаете электронные письма, которые вам могут понадобиться позже, но сейчас вас это не волнует. Переместите его в папку и забудьте об этом.
шаг 3. ответьте сейчас, а не позже.
Если вы получили электронное письмо, требующее внимания, если вы можете быстро с ним справиться, сделайте это. Прямо сейчас, немедленно. Тогда вы можете удалить его.
В моем почтовом ящике «todo» до сих пор хранится около 300 писем, но вы должны увидеть мою удаленную папку. Если бы я не справился с ними, как указано выше, я был бы еще более забит.
Smart Mail - одна из функций, на которые я полагаюсь в MacOSX Mail. Вы можете использовать такие критерии, как дата отправки, группа адресов, приоритет и т.д., Чтобы автоматически фильтровать почту, где бы она ни находилась, и иметь "важную" умную папку, на которую нужно обращать больше внимания, чем на раздутый "почтовый ящик".
Кроме того, в gmail есть отличная функция псевдонимов, которую вы можете использовать, чтобы подписаться на такие вещи с низким приоритетом, как списки рассылки, покупки в Интернете и т.д., И легко их фильтровать. Или, наоборот, вы можете указать приоритетный адрес электронной почты ...
Mail.app позволяет вам создавать правила, основанные на "Отправитель в моей адресной книге" и "Отправитель в моих предыдущих получателях", которые могут позволить вам выделить почту, которая, вероятно, более важна, чем пух, который перегружает вас.
Если вас похоронили люди, которых вы знаете, то иногда добавление правила для выделения, если вы CC, а не в списке To: может подчеркнуть то, что вам действительно нужно действовать.
Предыдущие авторы ссылались на методологию типа GTD, и это определенно работает для меня. Если вы не знакомы с GTD, эта блок-схема может помочь: Диаграмма рабочих процессов GTD на lifehack.org. У меня есть папка "Ожидание", "Требуется действие" и только несколько "Справочных" папок.
Посмотрите презентацию Inbox Zero Мерлина Манна для Google Tech Talks и прочитайте его статьи, чтобы получить некоторые идеи.
Лучшее, что я нашел, - это быть на высоте. Постоянно проверяйте свою электронную почту, когда сможете, и разбирайтесь с ней сейчас, а не в конце дня, когда у вас есть около сотни книг для чтения.
В дополнение к использованию папок для долгосрочных электронных писем, я рекомендую использовать календари, списки дел и списки людей. Gmail удобно позволяет вам получить ссылку на письмо для дальнейшего использования. Затем вы можете вставить эту ссылку в:
Прелесть этой системы в том, что вы можете архивировать электронные письма, если вы перенесли их в более подходящий список, и сохранить свой почтовый ящик для тех новых писем, которые появляются на вашем пути. И в отличие от папок, календари автоматически напоминают вам, а документы поддерживают добавление дополнительной информации контекста в электронные письма.
