Ссылки проверки данных (и условного форматирования) могут указывать на другой лист в Excel 2010 и более поздних версиях. В версиях, предшествующих 2010, это не будет работать.
Вам нужно будет создать именованный диапазон для ячеек, которые служат для проверки данных. Итак, на листе со списком значений выберите значения и щелкните на ленте Формулы> Диспетчер имен> Создать> введите имя для диапазона (или используйте свой любимый метод для создания именованного диапазона). Затем установите проверку данных в параметре списка, и пусть он ссылается на имя диапазона, например
= MyRange
(где "MyRange" - это имя только что созданного диапазона). Это будет работать во всех текущих версиях Excel.