MS Word Mail Merge: проверка данных

Question

Можно ли реализовать правила проверки в слиянии Word? Я хочу настроить файл Word таким образом, чтобы в случае сбоя данного теста Word предпринял некоторые действия при попытке выполнить слияние. Вот пример:

Я создаю письма для большого файла Excel, в котором будут указаны их имя и почтовый адрес. Например, если какая-либо запись имеет пустое значение для поля "Фамилия", Word не разрешит слияние и вместо этого отобразит сообщение пользователю.

Я рад написать что-нибудь в VBA, если это необходимо, но я не знал, есть ли в Word какие-либо функции для такого рода целей. Использование Word 2013, но есть доступ к любой версии 2003+.

Благодарю.

Answer 1

В Word есть функция "Проверка на наличие ошибок", но в действительности она проверяет только определенные типы ошибок, например, она, вероятно, обнаружит синтаксическую ошибку в поле {=} в случае, когда данные на самом деле не являются числовыми.

Для определенных типов ошибок вы можете рассмотреть возможность иметь тестовый документ MailMerge для каждого реального документа MailMerge - например, использовать поле IF. Тест явно проверял бы пустую Фамилию и вставлял «Ошибка: пустая Фамилия» в выходные данные. Если пользователь не видит ошибок в тесте, они переходят к реальному.

Но поля могут только проверить так много. Помимо этого, VBA, вероятно, путь. Но тогда вам нужно будет протестировать данные так, как их увидит Word MailMerge, что на самом деле означает, что вам нужно использовать MailMerge.Источник данных.Сбор данных полей для проверки данных для каждой записи. В противном случае, если, например, вы используете OLE Automation, чтобы открыть книгу и проверить данные, вы можете получить другие результаты, если Word Mailmerge откроет ее с помощью OLE DB. В этом случае существует по крайней мере одна потенциальная проблема: значения данных, превышающие 255 символов, усекаются в DataSource.