Как вы упомянули, XPS кажется мертвым. Отчасти его недостаток может заключаться в том, что вам нужно либо установить в браузере по умолчанию Internet Explorer (по крайней мере, в Windows XP), либо открыть файл XPS вручную в IE (вместо двойного щелчка по нему, чтобы открыть).
Я не уверен насчет Vista и 7, но XPS раздражает в XP, если ваш веб-браузер по умолчанию настроен на что-то отличное от Internet Explorer. Откроется программа просмотра XPS, но, очевидно, она использует ваш веб-браузер для визуализации. На компьютере, сконфигурированном с Firefox или Opera по умолчанию, он просто заставляет браузер по умолчанию предложить вам открыть или сохранить файл. Если вы нажмете «Открыть», он снова попытается открыть его в средстве просмотра XPS, а затем браузер по умолчанию предложит вам открыть или сохранить файл (снова).
Давным-давно я также начал сохранять файлы в формате MDI (Microsoft Document Imaging). Это был довольно удобный формат для сканирования документов еще до того, как появилось так много бесплатных утилит, которые позволяли сканировать напрямую в PDF. Я думаю, что я все еще могу открыть их, если я установлю компонент сканирования документов MS Office, но MDI, похоже, был заменен XPS. Если вы хотите открывать свои файлы в будущем или хотите, чтобы другие люди могли открывать их, лучше всего использовать PDF.
Я использовал большинство распространенных доступных принтеров PDF, но пока что лучшим из них для Windows является PDFill PDF Tools Free. Прилагаемый принтер PDF позволяет вам настроить каталог по умолчанию (а также другие параметры по умолчанию). Я использую его вместе с DirectFolders, чтобы быстро найти соответствующий каталог для сохранения файла PDF.
Microsoft также имеет плагин для Office 2007, который добавляет пункт меню для сохранения (или "публикации") в PDF и XPS. Вероятно, это наиболее удобный способ сохранения файлов Office в формате PDF, но файлы PDF, сгенерированные Microsoft, всегда в несколько раз больше, чем созданные принтерами PDF. Я предполагаю, что это потому, что они включают некоторые дополнительные метаданные или они правильно обрабатывают ссылки на документы, встроенные в файлы.