Я работаю в университетском медицинском центре, и, помимо всего прочего, я несу ответственность за организацию наших заседаний исполнительного / консультативного совета. Хотя подготовка и проведение реальных совещаний довольно интересны, есть много скучной, повторяющейся и подверженной ошибкам канцелярской работы, для которой я хотел бы получить некоторую ИТ-поддержку. Я некоторое время гуглил и смотрел вокруг, но не нашел ничего подходящего.
Я ищу базу данных, где я храню и документирую эти встречи. По каждому пункту повестки дня я хотел бы документировать
- стандартная информация, такая как автор, дата, ссылки, название и т. д.
- описание предмета, по которому будет принято решение
- текст предложения будет решен
- любые вложения / вложения, относящиеся к элементу (как файлы PDF или MS Office, и было бы здорово, если бы их можно было искать)
- лицо (лица), ответственное за выполнение того, что решено
- лицо (лица), которое должно быть проинформировано о решении
- любое дополнительное обсуждение, которое должно быть задокументировано для протокола
- любые изменения в движении, как было решено во время сессии
Было бы неплохо, если бы система могла принимать новые пункты повестки дня из других источников, кроме меня (например, через веб-интерфейс в нашей интрасети). И, конечно же, мне бы очень хотелось хранить адреса всех участников, информировать их о решениях, которые имеют к ним отношение, и автоматически генерировать приглашения, повестку дня и протоколы собрания на основе информации, хранящейся в базе данных.
Я ожидал, что эти задачи настолько распространены во многих организациях, что для этого должно быть какое-то стандартное стандартное программное обеспечение, но, похоже, я искал не в тех местах.
Я благодарен за любые советы, кроме создания моей собственной базы данных в MS Access :)
РЕДАКТИРОВАТЬ: дополнительное требование заключается в том, что это программное обеспечение может быть установлено локально внутри нашей интрасети. Размещенное на веб-сайте решение, скорее всего, будет невозможно.