Используйте Outlook в качестве расписания для команд

Question

Я работаю в организации, которая состоит из нескольких команд, и всем нам нужно знать, кто, что и когда делает.

В настоящее время мы используем электронную таблицу с именами, расположенными в одном столбце, с датами в верхней части (отдельные листы для каждого месяца).

• Таким образом, человек может просмотреть строку с именем и посмотреть, что он запланировал на месяц.
• Руководители и менеджеры групп также могут увидеть, в чем состоит их команда, и выяснить, не возникнут ли какие-либо проблемы с ресурсами в предстоящие месяцы.
• Используйте его, чтобы оставить в отпуске для персонала.

Работает нормально.

Мы перешли от громоздкой настройки Lotus Notes к MS Outlook 2007. Сейчас мы собираемся получить Sharepoint 2007 в ближайшем будущем.

Проблемы:

• Мы используем Outlook для организации встреч, например Кто-то приглашает меня на встречу в Outlook. Я говорю да. В тот день я понимаю, что согласно электронной таблице, я на самом деле не в офисе, а что-то делаю с клиентом (не в офисе).

Итак, я хочу предложить моей компании, что с переходом на Outlook мы также должны отказаться от использования 1 электронной таблицы для визуализации деятельности организации и ее визуализации в Outlook.

Текущая система работает.

Основное преимущество XLS состоит в том, что его очень легко открывать и ВИЗУАЛИЗИРОВАТЬ то, что делают другие люди / команды.

Может ли Outlook или Sharepoint предлагать аналогичную функциональность? Некоторый быстрый поиск в Google сообщил мне о Командном календаре, который выглядит хорошо.

Главное, что нам нужно, это уметь легко увидеть, чем занимаются другие коллеги, разбитые по командам.

Я хотел бы собрать как можно больше боеприпасов, чтобы предложить отойти от модели электронных таблиц и перейти к тому, что можно интегрировать в Outlook/Sharepoint.

Answer 1

Если у вас есть Sharepoint и Outlook, то вы можете использовать календари SharePoint в Outlook.

Из просмотра и обновления календаря SharePoint :

Вы можете просматривать и обновлять календарь SharePoint так же, как вы делаете свой календарь Outlook.

Вы можете просматривать календарь с сайта SharePoint рядом с календарем Outlook, просматривать наложение календарей, как если бы они были одним календарем, и даже копировать события между календарями.

При подключении календаря SharePoint к Outlook 2007 он отображается в разделе «Другие календари» вместе с папками календаря. Вы можете подключить несколько календарей одновременно, например, календарь командных отпусков и расписание проекта. В зависимости от ваших потребностей вы можете выбрать, с какими календарями вы хотите работать: один календарь на сайте SharePoint, несколько календарей SharePoint (если они у вас есть) или календари Outlook.

Answer 2

Я думаю, что команда Team Calendar устарела и устарела, но я могу ошибаться.

В Outlook 2010 с ...

Календарь> Домашняя вкладка> Поделиться> Публикация в Интернете> Публикация на Office.com

... вы можете опубликовать календарь, которым вы можете поделиться с кем-либо еще с Live ID.

Более того, просто используйте SharePoint, который создан именно для такого рода вещей.

Я рекомендую вам не получать серверы Exchange и SharePoint и использовать BPOS вместо этого, поскольку вам не нужны выделенные ИТ-специалисты для его администрирования, и, скорее всего, это будет намного дешевле. Есть бесплатная пробная версия.

BPOS будет обновлен до Office 365 в начале следующего года. Обновление является бесшовным для конечного пользователя.