У меня есть несколько ситуаций, когда мне нужно ответить на электронное письмо с помощью готовых ответов (иногда с несколькими изменениями).
Как я могу сделать это с Outlook 2003?
8 ответов
6
Я бы использовал такое приложение, как « Auto Hot Key ». Это позволяет вам назначить все ваши стандартные ответы для определенной последовательности горячих клавиш. Это позволяет вам определить столько горячих клавиш, что вы сможете охватить довольно много стандартных ответов. Все, что вы делаете, это нажимаете комбинацию клавиш, которую вы настроили, и она вставляет контент, который вы предварительно определили. Очень, очень удобно для всего повторяющегося или дублирующего в природе.
5
Посмотрите на QuickParts в Outlook 2007 (если это то, что вы используете).
Это хорошая статья на эту тему.
5
Я использовал личные формы в Outlook 2007.
Чтобы создать постоянный ответ, я создаю новое сообщение, а затем Сохранить как ... шаблон Outlook (* .oft).
Чтобы отправить постоянный ответ, я иду в «Инструменты»> «Формы»> «Выберите форму»> «Искать в: пользовательские шаблоны в файловой системе»> выберите нужный мне.
Конечно, я использую Auto Hot Key для выполнения вышеуказанных действий.
1
Вы можете использовать правила Outlook для этого. Вы можете настроить их для проверки определенной темы или ключевого слова, а затем автоматически отправлять ответ обратно на основе шаблона.
Однако, если его нужно сначала изменить, я подозреваю, что вам нужно будет создать несколько макросов Outlook, чтобы справиться с этим.
1
В то время как все другие упомянутые решения хороши и действительны, я обнаружил, что самым простым решением для моих коллег, не имеющих технических навыков, было сделать "подписи", содержащие готовый ответ. Оттуда, это просто Вставка -> Подпись -> [выбрать ответ]
Просто убедитесь, что вы случайно не включили один из ответов в ваш сигнал по умолчанию ...
Это работает лучше всего, если вы находитесь в среде, где вы не можете установить надстройку и не хотите программировать макросы для всех своих друзей.
1
Два полезных метода, которые я только что нашел. Первое решение немного лучше, ИМО:
Техника быстрых частей Outlook - используйте новую функцию "Быстрые детали" в Outlook 2007+, чтобы создать многократно используемый блок текста, который затем можно вставлять при необходимости. (Для пользователей Outlook 2003 аналогичная функция автотекста может быть заменена, за исключением возможности сохранять форматирование.)
Откройте новое почтовое сообщение, как будто вы собираетесь написать кому-то письмо. В этом окне начните вводить стандартный ответ, который вы часто даете своим клиентам. Как только вы закончите, выделите весь ответ (выделите текст). На вкладке "Вставка" нажмите "Быстрые детали", как показано ниже.
После нажатия "Быстрые детали" выберите параметр «Сохранить выбор в галерее быстрых деталей ...». Появится новое окно, которое позволит вам назначить его категории, если необходимо, и изменить отображаемое имя.
Убедитесь, что вы держите галерею в списке "Быстрые детали". Когда вы закончите, нажмите кнопку "ОК". Вы только что создали свой первый готовый ответ. Вернувшись в свою электронную почту, перейдите на новую строку (или удалите предыдущий текст, который вы скопировали в "Быстрые детали"). Когда вы будете готовы вставить свой постоянный ответ, нажмите "Быстрые детали" на вкладке "Вставка" (как вы сделали, чтобы добавить новый постоянный ответ) и нажмите на ответ, который вы хотите добавить из появившегося списка.
После того, как вы нажмете на это поле, в котором отображается ваш ожидаемый ответ, он автоматически будет вставлен в ваше электронное письмо. Если вы хотите добавить больше готовых ответов, просто напечатайте их и выполните предыдущие шаги, о которых я упоминал выше, чтобы добавить их в "Быстрые части" Outlook.
Еще один совет, который поможет вам повысить производительность Outllook, - это щелкнуть правой кнопкой мыши "Быстрые детали" и выбрать "Добавить на панель быстрого доступа". Теперь вам даже не нужно нажимать на вкладку "Вставка", чтобы перейти к Quick Parts. Быстрые детали всегда доступны на панели инструментов, как показано ниже.
Техника копирования черновиков в Outlook 2007 - Вероятно, работает и в более ранних версиях. Просто сохраните письмо с готовым ответом в виде черновика и дважды отредактируйте его, чтобы отредактировать новый экземпляр всякий раз, когда вам нужно настроить и отправить его.
- Откройте Outlook.
- Перейти на панель навигации.
- Щелкните правой кнопкой мыши на «Черновики» и выберите «Новая папка».
- Пометьте новую папку как «Консервированные ответы» или «Готовые сообщения».
- Если вы собираетесь создавать сообщения как для дома, так и для работы, вы можете рассмотреть возможность создания подкаталогов для новой папки.
- Создайте новое сообщение, как обычно.
- Используйте правильную (но описательную) тему для сообщения.
- Сохраните новое сообщение (не обращайтесь к нему или не отправляйте!).
- После того, как вы создали свои готовые сообщения, перетащите их из «Черновиков» в свою папку «Консервированные ответы» (или подпапку).
Теперь в следующий раз, когда вам нужно будет отправить один из них, перейдите в папку «Консервированные ответы», щелкните правой кнопкой мыши, перетащите сообщение в Черновики и выберите «Копировать» в контекстном меню. Выберите скопированное электронное письмо, адресуйте его и отправьте.
0
Написать макрос:
(Обратите внимание, это относится к Outlook 2007, но я думаю, что в 2003 году он не будет слишком другим)
Откройте Сервис> Макрос> Редактор Visual Basic, дважды щелкните ThisOutlookSession и вставьте этот (или аналогичный) в ...
Public Sub CannedResponseInfo()
'Insert text
Set objDoc = Application.ActiveInspector.WordEditor
Set objSel = objDoc.Windows(1).Selection
objSel.TypeText Text:="Hello," & vbCrLf & vbCrLf & _
"Thank you for bla bla bla " & _
"And bla bla bla." & vbCrLf & vbCrLf & _
"Bla bla ispum florum diddle doo," & vbCrLf & vbCrLf & _
"Yours," & vbCrLf & vbCrLf & _
"Slartibartfast"
'bonus: insert attachment
Call item.Attachments.Add("C:\Users\Public\Documents\topsecret.pdf")
End Sub
Чтобы использовать это, вы должны сначала нажать «Ответить» на сообщение, на которое хотите ответить, а затем запустить макрос.
0
Существует надстройка под названием Шаблоны электронной почты (www.emailtemplates.com). Вы можете использовать "Цитировать Tempaltes", чтобы легко создавать готовые ответы. Самое приятное то, что если вы используете exchange или IMAP, шаблоны могут быть общими для всех пользователей, имеющих доступ.