Я использую WORD 2010. Я пишу много процедур, и некоторые шаги являются избыточными между 2 документами. Есть ли способ связать документы, чтобы, если я обновлю лишний шаг из одного документа, он автоматически обновит лишний шаг в другом документе?
1 ответ
0
В одном из документов («документ A») выберите текст первого избыточного шага. Я обычно предпочитаю выбирать только текстовое содержание абзаца, опуская знак ¶ в конце. (При необходимости сделайте метки абзаца видимыми, нажав Ctrl+*.) Затем на вкладке « Вставка » в группе « Ссылки » нажмите « Закладка», чтобы вставить закладку. Рекомендуется записывать имена ваших закладок (например, копировать и вставлять их в файл блокнота), потому что вам придется вводить их позже вручную.
Если шаги в нескольких последовательных абзацах будут излишними, выделите их все сразу (я опускаю знак ¶ в конце последнего шага в группе). Вставьте закладку для этой группы шагов.
Повторяйте шаг 1, пока все избыточные шаги и / или группы шагов не будут добавлены в закладки.
- В другом документе («документ B») вставьте пустой абзац, в который вы хотите вставить лишний шаг или группу шагов из документа A.
Используйте один из этих методов, чтобы вставить текст шага или группы шагов в качестве поля
INCLUDETEXT:- На вкладке « Вставка » в группе « Текст » выберите « Объект» > « Текст из файла». Выберите документ A. Нажмите « Диапазон», а затем введите имя закладки, соответствующее шагу или группе шагов. Наконец, нажмите стрелку справа от кнопки « Вставить», а затем нажмите « Вставить как ссылку». Эта последняя часть важна. Если вы просто нажмете кнопку « Вставить», шаг или шаги будут вставлены как статический (не обновляемый) текст.
- На вкладке « Вставка » в группе « Текст » выберите « Исследовать быстрые детали» > « Поле». В списке Имена полей выберите « Включить текст», а затем нажмите « Коды полей». После
INCLUDETEXTвведите имя файла для документа A, а затем введите имя закладки для шага или группы шагов. Заключите имя файла в кавычки, если оно содержит пробелы, и введите полный путь к файлу, если документы A и B не находятся в одном каталоге. Добавьте код поля вручную, нажав Ctrl+F9. Между фигурными скобками (
{}) введитеINCLUDETEXT [file name or path, as above] [bookmark name].Например, мой документ A называется CreateAReport.docx и находится в том же каталоге, что и документ B. Я хочу вставить группу шагов, объясняющих, как настроить принтер. В документе A я добавил для этих шагов закладку с именем SettingUpThePrinter. В этом случае мой код поля будет выглядеть так:
{ INCLUDETEXT CreatingAReport.docx SettingUpThePrinter }
Если документ A содержит поля, такие как поля даты, которые не должны обновляться при вставке содержимого в документ B, если вы не обновите их явно в документе A, вы можете добавить
!\переключиться на код поля, который вставляется любым из трех методов.Повторите шаги 3 и 4 для каждого избыточного шага или группы шагов.
Сделав это, вы можете внести изменения в текст с закладками в документе A, а затем обновить документ B, чтобы в нем отображались эти изменения. Или вы можете внести изменения во вставленный текст в документе B и сохранить эти изменения обратно в документ A:
- Внесите изменения в текст с закладками в документе A, а затем сохраните файл. В документе B нажмите Ctrl+A, чтобы выделить весь документ, а затем нажмите F9, чтобы обновить все поля в нем.
- Внесите изменения во вставленный текст в документе B, а затем нажмите Ctrl+Shift+F7, чтобы обновить соответствующий текст закладки в документе A.
Примечание. Если шаги в ваших документах имеют нумерацию, и вы вставляете группу шагов с помощью одной закладки, вы можете обнаружить, что нумерация этих шагов начинается с 1. Я обнаружил, что самый надежный способ исправить это - подождать, пока все шаги будут добавлены к данной процедуре, а затем полностью удалить и повторно применить нумерацию ко всей процедуре (или, что еще лучше, подождать, пока все шаги не будут выполнены). добавляются, прежде чем применять нумерацию в первую очередь). Если вы попытаетесь щелкнуть правой кнопкой мыши номер для первого шага в группе и затем нажмите « Продолжить нумерацию», нумерация для всех или некоторых групп шагов, вероятно, будет сброшена до 1 или другого странного значения при обновлении кодов полей. потом.