Альтернативы использованию электронной почты (в частности, Outlook) в качестве хранилища знаний?

Question

Я подозреваю, что, как и многие люди, я использую свою рабочую учетную запись электронной почты (доступ через Outlook 2007) для хранения информации. Я обычно пытаюсь сгруппировать похожие вещи в папки и подпапки, но с множеством папок это становится очень громоздким. В частности, это может быть привязка для определения местоположения с использованием древовидной структуры Outlook. (В качестве отступления: я еще не нашел хорошую бесплатную надстройку для поиска в Outlook.)

Я понимаю, что Outlook - не лучшее место для хранения всей моей информации, и я бы предпочел этого не делать.

В идеальном мире я хотел бы иметь возможность организовать всю информацию, хранящуюся в Outlook, в MindMap (в качестве моего программного обеспечения выбрано Freemind) или Wiki.

Для ведения журнала аудита электронной почты я рассмотрел возможность сохранения отдельных электронных писем в виде файлов, используя MindMap или Wiki, чтобы связать их. Что люди думают об этом? (Я не могу сказать, что наслаждаюсь мыслью о процессе экспорта!)

Все, что я делаю, будет связано с некоторой болью (то есть с настройкой Wiki/MindMap) или с тем, что делает Outlook в настоящее время.

Кто-нибудь был в том же положении? Кто-нибудь массово переносил информацию из Outlook? Если так, что было лучшим способом? Есть идеи или альтернативные предложения?

Answer 1

Я использую Google Mail для этого. Глобальный поиск в сочетании со способностью помечать вещи очень важен для вещей, которые вы знаете, что читаете, но не можете вспомнить, где.

Answer 2

Я пытался использовать обсуждения SharePoint, связанные с Outlook, без особого успеха. Возможно, версии Outlook/SharePoint 2010 сделают это лучше ...

Вы также можете найти интересное чтение книги «Когда сомневаешься» .

Answer 3

Как человек, который использует электронную почту с 1970-х годов, я пробовал практически все обычные маршруты. Тем не менее, я почти окончательно решил этот сценарий:

• Я использую почтовые фильтры, чтобы сканировать все мои старые почтовые файлы и извлекать письма, представляющие интерес, по основным категориям - как КОПИИ, а не как движения!
• Я сохраняю необработанные сообщения в папке «как есть», но перемещаю их с датой, когда они заканчиваются как часть имени файла, в подкаталог специально для этих почтовых ящиков.
• Я использую grep, чтобы найти то, что я хочу - из файловой системы. Это дает достаточно детализации через механизмы файловой системы.
• Затем я возвращаюсь к почтовому ридеру, чтобы прочитать предметы, найденные с помощью grep.

Обратите внимание, что grep может дать вам окно до и после сопоставления строк. Небольшой умный сценарий дает вам достаточно мощные возможности поиска, и вы можете управлять всем этим на своем собственном дисковом пространстве ...

Наконец, нигде в мире я бы не использовал Outlook - это просто неприятное вредоносное ПО, если вы спросите меня. Я хочу получить доступ к моим необработанным данным, спасибо!

RT

Answer 4

Я бы рекомендовал SharePoint как отличное хранилище этой информации по нескольким причинам:

• SharePoint обеспечивает индексированный поиск по содержимому, включая электронную почту и вложения в электронной почте.
• Если ваша среда SharePoint работает в Интернете, вы можете получить доступ к своему хранилищу знаний из любого веб-браузера.
• SharePoint - это очень настраиваемая среда, поэтому вы можете создавать столбцы метаданных, чтобы классифицировать ваши элементы так, как вам удобно. В SharePoint 2010 я бы предложил изучить теги и таксономию (управляемые метаданные). Это обеспечивает идеальный способ категоризации информации на лету и поиска / навигации по вашему хранилищу знаний.
• Вы можете хранить практически любой тип файла в SharePoint, это означает, что одно и то же хранилище знаний можно использовать не только для электронной почты, но и для других фрагментов знаний (файлы Office, ссылки на веб-сайты и т.д.).
• Решение может быть расширено не только для вас! Вы можете дать людям доступ ко всем или частям вашего хранилища знаний. В деловой ситуации вы можете настроить разные сайты или библиотеки SharePoint для отдельных сотрудников, но затем также иметь выделенные библиотеки или сайты для проектов или заданий, чтобы вся электронная почта / документы, связанные с этим проектом / заданием, сохранялись централизованно и были видны тем, кто в них нуждается. ,
• SharePoint предоставляет единое централизованное хранилище для резервного копирования.

Несмотря на то, что SharePoint является отличным хранилищем информации, загрузка электронной почты и других файлов в SharePoint и применение метаданных (например, категорий, тегов с ключевыми словами) не так просты и быстры, как вы ожидаете.

На рынке имеется ряд коммерческих продуктов, предлагающих решение этого требования. (Примечание: я связан с OnePlaceMail)

Вы можете загрузить пробную версию OnePlaceMail с истекшим временем с http://www.scinaptic.com/outlook-to-sharepoint-integration.html .

Возможности примера OnePlaceMail:

• Отправляйте и сохраняйте электронные письма в SharePoint
• Сохраняйте сообщения электронной почты из Outlook в SharePoint с помощью простого перетаскивания
• Автоматически захватывать атрибуты электронной почты, такие как «Кому», «От», «CC», «BCC», «Тема», «Категория» и т.д.
• Введите дополнительную информацию столбца SharePoint (метаданные) при сохранении электронной почты
• Письма сохраняются в SharePoint в формате .msg
• Перетащите вложения электронной почты в SharePoint из Outlook
• Сохранить документы в SharePoint из проводника
• Сохранить документы Microsoft Office в SharePoint
• Используйте SharePoint внутри Outlook

Answer 5

Помимо первого: я бы порекомендовал XOBNI в качестве инструмента для поиска в Outlook. Однако бесплатная версия ограничена поиском контактов, IIRC.

Лично я искал хорошее решение для личной информации / управления знаниями в течение многих лет. Основанные на дереве понятия не работали для меня, потому что у меня слишком много связей между информацией. Пример: я начал с Client\Projects-Structure, но затем я впервые встретился с тем же внешним консультантом во втором проекте с другим заказчиком. Как я настроил свои вещи, я не мог правильно добавить "консультант" -измерение к моей информации, потребовался бы полнотекстовый поиск и похожие решения. Мой поиск закончился, когда я обнаружил " PersonalBrain " 3 года назад. Как вы знакомы с MindMapping: PersonalBrain дает вам возможность организовать информацию в графическом виде, не слишком далеко от MindMaps, но с некоторыми ключевыми отличиями, которые дают вам гораздо больше возможностей. В моем нынешнем "мозге" более 18 000 "мыслей", от семьи до церкви, до ВСЕХ соответствующих бизнес-данных, заметок по разработке программного обеспечения и тому подобного.

Есть бесплатная 30-дневная пробная загрузка, программное обеспечение работает на Mac, Linux и Windows, регистрация составляет $ 149 или $ 249.

Отказ от ответственности: так как я был (и до сих пор) с таким энтузиазмом относился к этому программному обеспечению, в прошлом году я стал торговым посредником в Германии (http://www.pbrain.de). Но это не делает мой совет менее искренним или правдивым;)

Answer 6

Я использую организационную структуру родной файловой системы без какого-либо дополнительного программного обеспечения хранилища знаний. Я посыпаю текстовые файлы, ссылки, изображения и т.д., Где они принадлежат. Для важных писем я сохраню всю ветку в виде текста в некоторой соответствующей папке.

Конечно, не поможет массовая миграция. И этот подход добавляет избыточность, если вы не удалите электронную почту. Создание файлов может быть нетривиальным и может нарушить условия сделки, в зависимости от того, что необходимо сохранить.

Но я предпочитаю нативные инструменты поиска и управления ОС, а не приложения, которые я видел. Кривая обучения с нативными инструментами поначалу может быть круче, но, вероятно, будет более полезной; извлеченные уроки часто применяются более широко. Нативные инструменты ОС также часто занимают меньше места.

Менее сложный, чем сценарий Ричарда Т., это своего рода компромисс для тех из нас, кто не избежит наших неоптимальных почтовых клиентов.

Answer 7

Tinderbox - лучший, но он не работает в Windows.

http://www.eastgate.com/Tinderbox/

Answer 8

Вы можете попробовать использовать Xobni в качестве расширителя Outlook. У этого есть лучший поиск, и лучшие организационные возможности также.

Я использовал для размещения установки Wordpress на моем локальном хосте и просто размещал здесь фрагменты информации. :П

Answer 9

Если у вас меньше 1 ГБ, я бы порекомендовал использовать « Posterous». просто перешлите все электронные письма, которые вы хотите сохранить, на post@posterous.com, и вас встретит редактируемый блог с возможностью поиска. Woot! Вы, конечно, можете сделать это частным.