Как преобразовать общую таблицу контактов в группу контактов Outlook?

Question

У меня есть электронная таблица с тремя столбцами: имя, адрес электронной почты, организация.

Каков наилучший способ преобразовать это в группу контактов Outlook 2010? Или это невозможно?

Хороший ответ объяснил бы, как форматировать заголовки столбцов, какой тип файла лучше всего использовать, и любые советы по использованию "Импортировать из файла" или альтернативного метода из Outlook. У меня есть доступ к MS Word, MS Access, MS Excel, а также текстовый редактор, чтобы сделать это.

Решения, которые я попробовал:

а. Я попытался импортировать его как .csv, но в новой группе появились только имена, а не электронные письма.

б. Я попытался импортировать как .xls, но это привело к ошибкам определения диапазона.

с. Я попытался экспортировать мои текущие контакты в электронную таблицу .csv, удалив все, кроме заголовков, и затем заполнил информацию, используя сгенерированные заголовки Outlook. При импорте результат получился пятнистым с некоторыми пустыми контактами и без адресов электронной почты.

Answer 1

Я попробовал это и работаю для меня, чтобы посмотреть, поможет ли это вам.

1.Измените ваш вид на табличный вид, такой как «Список телефонов» viewOutlook 2010 Home tab-> group: Current View-> Phone

2.Вставьте и расположите столбцы, которые вы хотите экспортировать в Excel Tab View-> group: Arrangement-> button Add Columns

3.Нажимайте ОК, пока все открытые экраны не закроются.

4.Нажмите CTRL+A, чтобы выбрать все ваши контакты.

5.Нажмите CTRL+C, чтобы скопировать выбранные контакты.

6.Откройте Excel и выберите ячейку A1.

7.Нажмите CTRL+V, чтобы вставить всю контактную информацию, или используйте кнопку «Вставить» на ленте или на панели инструментов.

8.Сохраните свой лист Excel

Answer 2

У меня Outlook 2016, поэтому процесс будет немного другим, но общие шаги должны быть очень похожими.

Сначала получите данные Excel. Измените заголовки столбцов на Name , E-Mail , Company . Этот способ избавит вас от необходимости переназначать их позже, хотя это все еще возможно.

Затем перейдите в Outlook и перейдите в Contacts . Во-первых, я бы порекомендовал создать в ваших контактах новую папку с любым именем, чтобы они не смешивались со всеми остальными контактами (по крайней мере, на начальном этапе при создании новой группы контактов). Я просто назвал это Group1 .

В Outlook 2016 отсюда я выбираю File , Open & Export , Import/Export .

Выберите « Import from another program or file , а затем « Comma Separated Values . Укажите на свой CSV-файл и выберите, хотите ли вы дубликаты (безопаснее всего, конечно, Allow Duplicates , хотя ваша новая папка в любом случае должна быть пустой). Выберите папку назначения, которая будет вашей новой папкой контактов с именем Group1 и нажмите «Далее». Теперь на этом экране выберите Map Custom Fields... чтобы убедиться, что ваши поля сопоставлены правильно:

Прокрутите вниз и убедитесь, что сопоставления видны в правом столбце (Имя - Имя, Компания - Компания и E-Mail - E-Mail). Если вы назвали свои столбцы, как указано выше, это не нужно менять.

Завершите здесь, чтобы импортировать ваши контакты. Теперь создайте новую Contact Group , добавьте новых участников и перейдите в папку Group1 . Добавить всех участников и дать ему имя, все готово.

Конечно, вы можете использовать любую электронную таблицу, если правильно отобразите поля на предыдущем шаге (перетащите заголовок столбца из левого столбца в соответствующее поле в правом столбце).