Динамическая сортировка электронной почты в Outlook 2013?

Question

Я являюсь частью организации, которая использует Atlassian Jira для отслеживания работы. Моя проблема в том, что наша система генерирует поистине удушающее количество спам-писем, 99% из которых являются совершенно бесполезным шумом, и 1% из которых крайне нуждаются в моем внимании. Поэтому я не могу их полностью игнорировать. К сожалению, это не то, что наши администраторы Jira готовы признать или изменить.

Хуже всего во всем этом является то, что по какой-то причине формат тем, тело письма или какая-то другая часть сообщения нарушают работу электронной почты Outlook. Поэтому я должен прочитать их в беспорядочном пуле фактически бессмысленных полевых обновлений. Чтобы справиться с этим, я хотел бы иметь возможность сортировать электронные письма вместе, чтобы я мог по крайней мере читать обновления в группах, по одной проблеме за раз. Я надеюсь, что правила электронной почты могут решить эту проблему.

Любое письмо, полученное из этой системы, имеет тему, которая выглядит как «Jira [Project ###]», где "Project" - это название проекта, а «###» - номер проблемы в этом проекте. Можно ли каким-то образом заставить Outlook сгруппировать их в папки на основе этой информации?

Answer 1

Это потребует некоторых сценариев. Outlook поддерживает скрипты, поэтому вам нужно будет запустить скрипт, который создаст папку на основе битов данных в теме. Здесь показано, как создать правило внешнего вида, которое будет перемещать / сортировать электронные письма в соответствии с вашими критериями.

Глядя на это с точки зрения непрограммирования. Вы можете просто вручную создавать новые правила каждый раз, когда получаете новый проект. Сначала создайте папку, а затем создайте правило для перемещения электронных писем, которые соответствуют названию проекта. Если бы вы также хотели организовать в папки по номеру заявки ... ну, это было бы гораздо больше работы. Вы хотели бы использовать скрипт выше.

Если вы не можете сделать это сами, попробуйте предложение Stackoverflow ... затем опубликуйте то, что вы хотите, и, возможно, кто-то более знающий может помочь вам написать это.

Answer 2

Возможным решением является использование папок поиска.

Папка поиска - это виртуальная папка, в которой отображаются все элементы электронной почты, соответствующие определенным критериям поиска.

Вы можете создать пользовательскую папку поиска, чтобы отделить электронные письма. Есть много предустановленных опций, или вы можете использовать "пользовательские", чтобы сделать специфические.

Добавить предопределенную папку поиска

1. В Почте нажмите Папка.
2. В новой группе нажмите «Новая папка поиска» (сочетание клавиш - чтобы создать папку поиска, нажмите «Ctrl +Shift +P»).
3. В списке «Выбрать папку поиска» выберите папку поиска, которую хотите добавить.
4. Если потребуется, в разделе «Настройка папки поиска» укажите критерии поиска для использования.
5. Чтобы выбрать другой почтовый ящик для поиска, в разделе «Настройка папки поиска» щелкните стрелку в поле «Поиск почты в списке», а затем выберите почтовый ящик из списка.

Совет: Чтобы изменить критерии для папки поиска, щелкните правой кнопкой мыши папку на панели навигации, выберите «Настроить эту папку поиска», нажмите «Критерии», а затем измените критерии. Критерии поиска папок в группе «Почта чтения», такие как «Входящие», «Черновики» или «Отправленные», изменить нельзя.

Создать пользовательскую папку поиска

6. В Почте нажмите Папка.
7. В новой группе нажмите «Новая папка поиска» (сочетание клавиш - чтобы создать папку поиска, нажмите «Ctrl +Shift +P»).
8. В списке «Выбрать папку поиска» нажмите «Создать пользовательскую папку поиска». В разделе «Настройка папки поиска» нажмите «Выбрать».
9. Введите имя для своей пользовательской папки поиска.
10. Нажмите «Критерии», а затем выберите нужные параметры.

-Вкладка «Сообщения» содержит критерии для содержимого или свойств сообщения, таких как отправитель, ключевые слова или получатели.

-Вкладка «Дополнительные параметры» содержит критерии для других условий сообщения, таких как важность, флаги, вложения или категоризация.

-Вкладка «Дополнительно» позволяет сделать подробные критерии. В разделе «Определить больше критериев» нажмите «Поле», выберите нужный тип критерия, а затем щелкните конкретный критерий в списке. Затем в полях «Условие» и «Значение» выберите нужные параметры и нажмите «Добавить в список». Повторите эти действия для каждого критерия, который вы хотите добавить в эту папку поиска, и нажмите кнопку ОК.

11. Нажмите Обзор, выберите папки, которые вы хотите найти.
12. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть каждое открытое диалоговое окно.

Источник

Answer 3

Вы можете сгруппировать их все вместе, но я не вижу возможности для Outlook создать папку для разных идентификаторов, только все они в одной папке

и "формат нарушает работу с электронной почтой", я предполагаю, что следующее не будет работать в вашем случае? Это все еще может быть решением для другого преткновения в этом посте позже: Просмотр сообщений электронной почты по разговору