Автозаполнение / расширение текста в Microsoft Word 2010

Question

Я создаю технический документ с использованием Microsoft Word 2010 в Windows 7. У меня есть различные части длинной технической терминологии, которые я регулярно использую, и ввод этого жаргона вручную в сотни раз значительно увеличит время, которое я трачу на написание документа.

Я искал способ добавить пользовательские записи автозаполнения в Word, чтобы всякий раз, когда я набирал триггерное слово или сокращение для заданного технического термина, Word расширял текст до полного термина. Я решил, как это сделать, и решил, что стоило бы написать ответ для SU, потому что он относительно скрыт - по крайней мере, для меня.

Это полезно для любых фрагментов текста, которые часто необходимо повторять в документе, таких как название компании или бренда в юридической документации, историческая фигура в эссе или компания или адрес электронной почты в профессиональной переписке.

Как можно, чтобы Word автоматически расширялся до слова или фразы всякий раз, когда я набираю слово триггера или его сокращение?

Answer 1

Самый простой способ сделать это в Microsoft Word - использовать функцию автозамены . Эта функция присутствовала в Word 2003, но была удалена из Word 2007 только для повторного введения в Word 2010. В Word 2007 вместо этого используется AutoText , который немного сложнее в настройке и запускается клавишей F3 вместо пробела, но делает более или менее то же самое.

Следуйте приведенным ниже инструкциям в зависимости от версии Word, с которой вы работаете.

Для Microsoft Word 2003, Microsoft Word 2010 и выше

Это делается с помощью собственного автозамены Word 2010.

1. В меню «Лента» выберите « Файл», затем « Параметры».

2. В появившемся окне выберите вкладку « Проверка ».

3. Нажмите кнопку Параметры автозамены.

4. В появившемся окне курсор будет сфокусирован на поле « Заменить» . Введите текст, который вы хотите использовать в качестве триггерного слова или сокращения.

5. В поле « С» введите текст, до которого нужно развернуть триггер, и нажмите кнопку « Добавить». Таким образом, вы можете добавить столько расширений автозаполнения, сколько вам нужно, а также изменить расширения по умолчанию. Нажмите OK, затем снова OK, чтобы вернуться к документу.

6. Наконец, введите триггер, который вы ввели для слова, и нажмите пробел, чтобы Word развернул его.

Для Microsoft Word 2007

Поскольку функция автозамены больше не существует в Word 2007, вам необходимо использовать функцию автотекста . Процесс для этого немного сложнее, но в конечном итоге учитывает тот же конечный результат.

1. В меню «Лента» выберите « File , затем « Options .

2. Выберите вкладку « Customize ».

3. В раскрывающемся меню « Выбрать команды» выберите « Commands Not in the Ribbon .

4. Прокрутите список команд, пока не найдете команду автотекста. Выберите команду и нажмите « Add чтобы добавить ее на ленту. Нажмите OK чтобы сохранить и выйти из окна параметров. Вы увидите, что кнопка AutoText была добавлена в самый верх ленты.

5. Чтобы создать новую запись автотекста, запишите текст, который вы хотите расширить, выделите его и нажмите кнопку AutoText , добавленную на предыдущем шаге.

6. В нижней части раскрывающегося окна нажмите Save Selection to AutoText Gallery . Это приведет вас к окну под названием Создать новый строительный блок. Строительные блоки - это элементы, которые автотекст использует для автозаполнения слов.

8. Замените поле « Имя» текстом, который вы хотите использовать в качестве триггера для автозаполнения, затем нажмите « OK чтобы вернуться к документу.

9. Наконец, введите триггер для вашего слова в документе, затем нажмите F3, чтобы развернуть его.