Outlook - как завести / сохранить запись чеков

Question

В своей работе я получаю электронные письма от органов власти (в Outlook 2013), которые я должен пересылать соответствующим сторонам в моей компании. Важно, чтобы они были прочитаны, и требуется, чтобы мы вели учет каждого письма (циркулярного), которое мы получаем и пересылаем, и чтобы все его читали.

В настоящее время я запрашиваю квитанцию о прочтении и захожу в Excel. Тем не менее, это обременительно и склонно к упущениям и ошибкам, когда приходится заходить в Excel и регистрировать каждое электронное письмо, а также кто его прочитал вручную. В случае аудита я должен показать, что мы отправили письма и что они были прочитаны. Поэтому я обращаюсь к вам в надежде, что вы можете дать мне несколько советов о том, как автоматизировать процесс.

Например, есть ли способ заставить (предпочтительно) Excel или какую-либо другую программу регистрировать запись, когда я получаю электронное письмо в моей папке для чтения чеков в Outlook? Любые предложения будут высоко оценены! Извините за длинный вопрос!

Answer 1

Это конечно возможно - но не просто!

Первое, что нужно отметить, это то, что многие предприятия отключают возможность запуска макросов VBA в Outlook, поэтому вам нужно с этим справиться.

После этого можно настроить действие для входящей электронной почты, которое запускает макрос, когда "форма" электронной почты представляет собой квитанцию о прочтении.

Макрос должен установить соединение с тем местом, где необходимо хранить информацию. Возможно электронная таблица, хотя это склонно к проблемам с блокировкой. Лучше было бы какую-нибудь базу данных.

Установив подходящее соединение, нужно получить данные из прочитанного объекта формы квитанции и добавить новую запись в ваше постоянное хранилище.

Как вы можете видеть, это что-то, что выходит далеко за рамки простого ответа здесь, в superuser, поэтому я даже не пытаюсь предоставить какой-то код, я боюсь.

Если вы не разбираетесь в программировании на VBA и Office, вы, вероятно, будете испытывать трудности. Однако, это работает, некоторое время назад я написал утилиту для записи всех моих входящих и исходящих электронных писем в базу данных noSQL (CouchDB), чтобы я мог выполнять аналитику по ним.

---

Альтернативный подход, если у вас есть доступ к почтовому серверу на основе Linux, заключается в пересылке всех чеков чтения на этот сервер и использовании локальных сценариев для обновления базы данных.