Я получаю пару сотен писем в день на работу. Многие из них являются частью электронной переписки, которая длится несколько дней или даже недель, поэтому я не хочу их просто удалять, так как они могут понадобиться для справки в какой-то момент в ближайшем будущем. В результате в одной только папке «Входящие» у меня тысячи писем, большинство из которых больше не актуально. Я использую Thunderbird, поэтому у меня есть некоторые организационные возможности, но мне действительно нужна хорошая общая методология управления электронной почтой. У кого-нибудь есть предложения? Спасибо!
10
5 ответов
8
Комбинация различных интерпретаций стратегии "нулевого входящего" в сочетании с процессом Get Things Done (GTD).
- Самодисциплина: просматривайте свой почтовый ящик только несколько раз в день - когда вы начинаете работу, незадолго до окончания работы и пару раз между ними.
- Организация почтового файла: в вашем почтовом файле должно быть две "специальные" папки: корзина и программная корзина. Затем пусть папки (и, возможно, частные) работают с различными подпапками для проектов / тем.
- Процесс: всякий раз, когда вы открываете свой почтовый ящик, работайте со всеми письмами, начиная сверху и не заканчивая, пока почтовый ящик не станет нулевым. В зависимости от количества писем, перебирайте входящие сообщения итеративно, пока не опустеете.
Возможные действия по почте:
- немедленно удалить в корзину почтового ящика (вещи, которые вам больше не нужны)
- перейти в папку софт-мусора (вещи, которые могут вам понадобиться в ближайшее время)
- переместить в папку корзины (вещи, которые вы хотите сохранить)
- переместить в выделенную папку под рабочими или личными папками (вещи, которые вы хотите сохранить и которые достаточно важны)
Разница между корзиной и выделенными папками под работой
Попробуйте положить все в корзину и просто использовать функцию поиска. Но, возможно, есть определенные темы / проекты / проблемы, которые вы хотите сгруппировать и просмотреть их полностью - поэтому вы помещаете их в папку с соответствующим именем.
Еще один совет для папки корзины - в зависимости от вашего почтового приложения - использовать теги для расширенных функций поиска.
Что делать с папкой soft-trash
Регулярно удаляйте письма из папки софт-мусора , например письма старше 3 месяцев. Это дает вам определенное количество писем с задержками, когда вы узнаете, что вам нужно то письмо, которое вы удалили 2 дня назад, потому что вы думали, что оно вам больше не понадобится ...
4
Мне очень нравится стратегия Inbox Zero . Конечно, это требует определенных усилий, но вы не можете ожидать легкой обработки электронной почты, не так ли?
4
Inbox Zero - лучший ответ, как предположил Манни. После того, как вы закончите с этим, ознакомьтесь с документом Getting Things Done: Искусство продуктивности без стресса (Мягкая обложка)
Это поможет вам усовершенствовать ваши новые найденные суперспособности
Подводя итог процесса GTD:
При обработке сегмента соблюдается строгий рабочий процесс:
- Начните сверху.
- Занимайтесь одним предметом за раз.
- Никогда не кладите ничего обратно во «в».
- Если предмет требует действия, сделайте одно:
- Сделай это (если это займет не более двух минут)
- Делегировать его
- Отложите это
- Если предмет не требует действий, сделайте одно:
- Файл для справки
- Выброси это
- Инкубируйте его для возможных действий позже
Если на выполнение чего-либо требуется менее двух минут, это следует сделать немедленно. Двухминутное правило - это руководство, которое приблизительно охватывает время, которое потребуется, чтобы официально отложить действие.
Смотрите статью в Википедии для получения дополнительной информации.
2
Это немного экстремально / неорганизованно, но я иногда делаю (в gMail) "Выбрать все", затем просматриваю и отменяю выбор важных, а затем нажимаю "Архив". Это оставляет только важные вещи в папке "Входящие".
У меня гораздо больше ненужных писем, чем я понимаю, поэтому это действительно хорошо работает для меня.
Как всегда, YMMV.
0
Я перестал организовывать свою электронную почту, потому что мне казалось, что я все испортил и позволил накапливать электронные письма, а потом просто не мог найти то, что искал, потому что не знал, в какую папку я его положил. Что бы это ни стоило, я использую Outlook 2003 и получаю менее 30 сообщений в день.
Вот что я делаю сейчас:
- Я установил Google Desktop, потому что он позволяет мне искать свою электронную почту лучше, чем что-либо еще, что я могу найти.
- Я держу один месяц электронной почты в моем почтовом ящике. После этого я перенесу его в отдельный архив.
- У меня есть несколько папок, которые я использую, но они в основном предназначены для автоматических электронных писем, которые я получаю, и для электронных писем, на которые я часто ссылаюсь. У большинства из этих папок есть настроенное правило, которое автоматически помещает электронную почту в эту папку и полностью обходит мой почтовый ящик.
Удачи!