MS Excel и Access - что лучше для отчетов?

Question

Там, где я работаю, сотрудники только что начали использовать базовую таблицу в Excel (1 октября) для записи продаж, которая имеет около 10 столбцов (имя, клиент, продление, скидка, оплата и т.д.). Я записываю данные (общее количество проданных и т.д.) Каждый час и отправляю их по электронной почте менеджеру. Каждый сотрудник имеет свой собственный файл в сети, который они постоянно используют в этот день (например, Иоанна 08-10.xlsx; Джон 09-10.xlsx и т.д.) И было приказано сохранить файл после того, как они завершили строку с данными клиента.

Я могу увидеть файл (в режиме только для чтения), чтобы обновить отчет, но я уверен, что должен быть способ сделать автоматическое обновление их рабочих таблиц в режиме реального времени. Я могу связать рабочие листы и рабочие тетради с моей основной рабочей тетрадью, но вручную. У кого-нибудь есть предложения по необходимости сделать это в Excel? Или Access позволит мне сделать отчет, в котором будет отображаться общий объем продаж за этот час, если сотрудники не будут закрывать файл или постоянно нажимать кнопку «Сохранить» каждые несколько минут?

Answer 1

Я сделал несколько отчетов в Excel (с VBA и без) и в Access. Отчеты в Excel и Access имеют свои сильные и слабые стороны. Не будучи более конкретным, я не могу вам помочь.

Если вы используете решение Access, вам придется использовать VBA и тратить на настройку как минимум несколько дней. В этом случае вы также можете рассмотреть возможность использования VB6 и написать автономное приложение - код почти такой же, но отладка в VB6 намного лучше, чем в VBA (я имею в виду: отладочные классы). И вы можете легко использовать систему контроля версий.

Что касается Excel:

Если вы полагаетесь на формулы, отчеты в Excel могут надежно подавать только на уже открытые книги. Открытые книги не обновляют свое содержимое, если другая программа пытается написать в него (добавить новые строки в таблицу).

Так что для обновления вам нужна какая-то автоматизация VBA, но она будет очень маленькой и простой.

В Excel есть формулы, и вы можете творить с ними чудеса. Лично мне легче и быстрее работать с формулами, чем с кодом VB. Если вы основываете свой отчет на формулах, у вас есть интерактивность бесплатно. Для динамического форматирования диаграмм вы должны использовать VB(A).

Длинные отчеты, основанные на формулах, часто требуют много времени для расчета.

Answer 2

Пожалуйста, проверьте ссылку. Надеюсь, это поможет вам в некотором роде.

ССЫЛКА НА САЙТ
Вывод из связанной статьи:

Excel позволяет легко создавать пользовательские выходные данные с очень гибким форматированием и аннотациями, которые можно добавлять в любом месте. Окупаемость с Microsoft Access - это то, как базы данных упрощают работу с течением времени. Это может быть излишним для однократного анализа, но если данные и отчеты нужно поддерживать со временем, электронные таблицы часто попадают в стену. В большинстве организаций есть много "похожих" электронных таблиц, которые немного изменяются и быстро становятся недоступными. Хорошо спроектированная база данных Access позволяет обойти это ограничение. Тем не менее, и Access, и Excel имеют свои сильные и слабые стороны.

Гибридное решение, в котором данные из базы данных Access экспортируются или копируются в Excel, часто обеспечивают лучшее из обоих миров. Целостность данных базы данных с ее четко определенными и утвержденными данными в сочетании с Excel для специального анализа позволяет вам использовать преимущества обоих. Используя автоматизированные процессы, обмен данными может быть очень гладким.