Есть ли способ использовать Room Finder без списков комнат?

Question

Я использую Outlook 2010, и у наших администраторов Exchange настроены почтовые ящики для многих комнат собраний, доступных на наших объектах. Однако может показаться, что у них нет настроенных списков комнат. (Я понял это потому, что не вижу раскрывающегося меню "Показать список комнат"). Но я вижу пустые разделы "Выберите свободную комнату" и "Рекомендуемое время".)

Могу ли я по-прежнему иметь возможность использовать удобную функциональность (через какую-то локальную адресную книгу комнат или аналогичную) средства поиска комнат, не создавая списки комнат на сервере Exchange?

Answer 1

Единственный способ настроить списки комнат - ТОЛЬКО администратор Exchange. Я лично не нашел хорошего способа обойти это. Вам может потребоваться настроить один или несколько списков локальных адресов, содержащих только конференц-залы. Затем выберите их при планировании, РАСШИРИТЬ список и удалите записи, которые не работают для вас. Интересно, что когда вы это сделаете, средство поиска комнат укажет, в какое время возникают конфликты, а в какие - нет. Позволяет вам легче найти комнату.

Answer 2

Из того, что я узнал, Room Finder будет работать только в том случае, если вы используете специальный диалог "Выбор комнат" (доступный через кнопки «Комнаты ...» или «Добавить комнаты ...») и непосредственно вводите комнаты там. Когда вы указываете комнаты другими способами, например, в поле "Кому" или в списке "Все посетители", "Средство поиска комнат" будет считать эти комнаты постоянными посетителями и, например, не будет отображать их как "доступные комнаты" в списке "Предлагаемое время".

Таким образом, простой способ использовать Room Finder - вручную выбрать несколько комнат в диалоговом окне "Выбор комнат".

Однако это может быть неудобно, если у вас длинный список комнат кандидатов. Чтобы решить эту проблему, вы можете использовать локальную контактную группу. Создайте такую группу, назовите ее "Мои комнаты" и добавьте в нее комнаты, которые вы хотите использовать для встреч. Затем создайте новое собрание и используйте группу следующим образом:

1. Введите название группы "Мои комнаты" в поле "Кому".
2. Если Outlook еще не распознает группу, нажмите "Проверить имена"
3. Нажмите на знак плюс слева от "Мои комнаты" и подтвердите диалог
4. Вырезать все комнаты в поле "Кому" (CTRL+A, CTRL+X)
5. Введите участников
6. Откройте диалоговое окно "Выбор комнат" (ALT+M или нажмите кнопку "Комнаты" справа от текстового поля местоположений)
7. Вставьте комнаты в поле Комнаты и подтвердите диалог (CTRL+V, ENTER)

Теперь шоу Room Finder покажет доступные комнаты из вашего личного списка комнат-кандидатов.

Answer 3

Это может быть возможным альтернативным решением: настройка новой формы Outlook для приглашения на собрание (support.office.com). По сути, вы создаете свою собственную форму встречи, предварительно заполненную нужными вам комнатами:

• Откройте Outlook и сфокусируйтесь на своей папке «Календарь»
• В меню выберите Инструменты -> Формы -> Форма дизайна.
• В раскрывающемся списке «Искать в:» убедитесь, что выбрана «Библиотека стандартных форм», выделите «Встреча» в списке доступных форм и нажмите «Открыть».
• Добавьте комнаты, которые вы хотите к встрече
• Нажмите «Инструменты -> Формы -> Опубликовать форму как» и сохраните ее в своей библиотеке личных форм.
• Используйте эту новую форму для создания встреч в будущем!

Вероятно, есть хороший способ создать ярлык для этой новой формы и поместить его на ленту ....