Электронная таблица Excel увязла, есть ли альтернативное программное обеспечение?

Question

Я работаю в организации с годовым бюджетом, которая представляет собой электронную таблицу Excel, состоящую из около 25 больших листов, которые связаны друг с другом. Существует большой сводный лист, который рисует его номера из листов, которые содержат более подробные отчеты (и прогнозы) о доходах и расходах, которые, в свою очередь, берут цифры из еще более подробных листов.

Дошло до того, что редактирование электронной таблицы происходит медленно, нередки искажения. и неясно, всегда ли данные правильно связаны. В прошлом году я обнаружил, что один источник дохода пропал без вести.

Есть ли альтернативное программное обеспечение для подробного бюджетирования, которое лучше обрабатывает большие файлы? Кто-то предложил Access, и хотя я мог видеть, что он используется таким образом, на самом деле он написан не для того, чтобы использовать его для бюджетов так, как Excel. Есть ли другое бюджетное программное обеспечение?

Или этот размер файла подходит для Excel, и это компьютер, который требует больше памяти / виртуальной памяти / более быстрый процессор и т.д.? (Я не знаю, на что похож компьютер нашего бизнес-менеджера, но он приличный, хотя и не самый современный.)

Answer 1

Пара мыслей:

(1) Есть ли конкретная причина, по которой бюджетирование не включено в вашу существующую ERP?

Если вы используете SAP или подобный бухгалтерский пакет, то они обычно имеют какую-то встроенную функцию прогнозирования. Дополнительным преимуществом будет то, что фактическое соотношение против бюджета может быть выполнено довольно легко, и вы сможете согласовать данные с главной книгой (т. Е. С отсутствующими потоками доходов).

(2) Является ли текущая электронная таблица настолько эффективной, насколько это возможно?

Например, все ли листы действительно должны быть постоянно связаны? Как только данные появятся, вы сможете не просто получить необработанные данные в виде "вставленных значений" со ссылками на сводную таблицу.

Вы также можете отключить автоматический расчет, который значительно увеличит производительность. Эта статья на MSDN обсуждает это (среди других вариантов).

Вам действительно нужны все промежуточные вкладки? Если вы переформатировали данные (то есть, реплицировали БД), то могли бы вы иметь одну вкладку необработанных данных и сводную вкладку вместо этого?

(3) Внешний источник данных

В противном случае вы можете сохранить необработанные данные в базе данных (например, Access), а затем выполнить внешние запросы к ним из MS Excel для импорта и манипулирования ими. Office.com имеет короткую статью о подключении к внешним источникам данных и это один обсуждаются различные доступные источники:

Microsoft SQL Server™ OLAP Services (OLAP provider)
Microsoft Office Access
dBASE
Microsoft FoxPro
Microsoft Office Excel
Oracle
Paradox
SQL Server
Text file databases
Third-party providers

Answer 2

Хотя вы используете Excel для создания бюджета, это не совсем программное обеспечение для бюджетирования. Вы действительно должны взглянуть на программное обеспечение, которое делает бухгалтерский учет, и их немало. Peachtree и QuickBooks относительно недороги и должны обрабатывать большую часть того, что вам нужно. Существуют одиночные и многопользовательские решения в зависимости от того, как вы компилируете контент.

Answer 3

Windows или Linux:

Gnumeric - мой выбор. Это быстро и откроет xls, txt и многие другие форматы.

Он также может быть скомпилирован на OSX.

Answer 4

Есть программное обеспечение специально для бюджетов (Sage и Quicken приходят на ум изначально), однако Excel 2010 доступен в 64-битной версии, которая может использовать больше памяти. Ваши проблемы, вероятно, связаны с тем, что файл больше, чем объем памяти на вашем компьютере, и ему приходится использовать виртуальную память.

В качестве первого шага я бы порекомендовал обновить память до размера, превышающего размер файла (предел того, насколько больше это зависит от вас). Недостатком является то, что вам, возможно, также потребуется обновить операционную систему до 64-битной версии, так что там тоже есть скрытые расходы.

Answer 5

Возможно, вам придется проверить, разработаны ли ваши таблицы для эффективности.

Некоторые из приведенных ниже пунктов могут показаться несущественными, когда вы имеете дело только с одной электронной таблицей, но, учитывая тот факт, что у вас есть 25 файлов Excel, содержащих данные за годы, дизайн электронной таблицы имеет значение.

• Проверьте свои формулы и ссылки. Вместо ссылки A5:A56000, попробуйте A:A или используйте динамические именованные диапазоны.

• Используйте INDEX/MATCH вместо VLOOKUP, если вы имеете дело с более чем 2 столбцами данных. Другая распространенная ошибка - повторение VLOOKUPs, как в ff. пример:

  Представьте, была ли эта формула помещена в общей сложности 1000 ячеек в каждом файле и был ли MyRange MyRange 50x100 ячеек.

=IF(ISNA(VLOOKUP(100,MyRange,2,False)),"",VLOOKUP(100,MyRange,2,False))

• Убедитесь, что на ваших листах нет пустых строк и столбцов, которые Excel считает по размеру файла. Проверьте полосы прокрутки. Если они маленькие или если их перетаскивание до конца приведет вас к строке 1048576 или столбцу XFD, перенесите свои данные на новый лист. Не выделяйте все ячейки, затем копируйте и вставляйте, просто перенесите непустые ячейки.

• Минимизируйте внешние ссылки, если можете. Иногда ручное копирование необработанных данных из других электронных таблиц более эффективно, особенно если учесть, что вы теряете целостность данных из-за повреждения файлов и неправильных ссылок.

• Если вы можете решить проблему, используя сводные таблицы или пересмотрев макет, используйте их вместо формул массива.

Дополнительные рекомендации и советы по оптимизации электронных таблиц: http://www.ozgrid.com/Excel/ExcelSpreadsheetDesign.htm

Answer 6

Мне кажется, что проблема связана не с выбором программного обеспечения, а скорее с проблемой процесса. Проблема с одной большой электронной таблицей заключается в том, что она становится настолько сложной и интерактивной, что становится невозможным провести тщательную проверку результатов или промежуточных этапов. Это то, что вызывает проблемы, такие как предметы, не собранные. Мое предложение состояло бы в том, что процесс составления и мониторинга бюджета необходимо пересмотреть и разбить на более мелкие самостоятельные подразделения. Эти единицы могут быть более легко проверены на разных этапах.

Хотя более сложное программное обеспечение может помочь улучшить управление взаимодействиями между различными бюджетами, оно по-прежнему не гарантирует, что человеческая ошибка улавливается, и, разбив бюджет на суббюджеты, оно будет менее подвержено человеческим ошибкам.

Я ценю, что этот ответ не отвечает на конкретный вопрос о программном обеспечении для подробного бюджетирования, но вы действительно должны хотя бы взглянуть на процесс, чтобы увидеть, можно ли его улучшить, прежде чем перейти прямо к другому программному обеспечению, потому что оно может просто создать проблему хуже, чем лучше.

Answer 7

Честно говоря, вы полностью превысили предполагаемый сценарий использования для Excel. Вы притворяетесь, что Excel - это база данных, и у вас возникают проблемы с этим. Excel не гарантирует правильную передачу данных. Excel не проверяет ваши данные так, что вы знаете, что они подлинные. Excel не гарантирует согласованность данных на нескольких листах. Excel не разрешает многопользовательский доступ к данным для чтения и записи и не позволяет вам централизовать обработку, чтобы вы могли спроектировать компьютер, который будет генерировать отчеты своевременно.

Правильный порядок действий - нормализация ваших данных, создание базы данных для OLAP, а затем использование программного обеспечения для составления отчетов (Cognos, SQL Reporting Services, Crystal Reports в сочетании с SQL VIEW) для извлечения данных в полезную информацию. Если вам нужно использовать Excel для обработки данных в формате только для чтения и создания диаграмм, Excel может подключиться к базе данных SQL, чтобы сделать это, не жертвуя преимуществами хранения ваших данных в СУБД.

То, что вы делаете здесь, так же глупо, как пытаться использовать таблицы Word для вычисления числовых данных вместо Excel. Вы используете не тот инструмент. Исправление заключается в использовании правильного инструмента.

Answer 8

Вы можете попробовать OpenOffice/LibreOffice. Он часто оказывается более стабильным, чем MS-Office. Поскольку это бесплатно, вы потеряете только некоторое время в худшем случае.