Как визуализировать исторические данные

Question

Я унаследовал ужасную электронную таблицу с данными за 4 года о том, когда люди участвовали в той или иной деятельности, по месяцам. Каждый человек, вероятно, будет участвовать один раз каждые 18 месяцев или около того, но очевидно, что есть различия. В настоящее время он содержит одну ячейку для каждой комбинации человек / месяц, поэтому имеется 48 столбцов, представляющих последние 4 года, и 150 строк, представляющих людей. Когда человек участвует, цвет фона ячейки за месяц, в котором он участвует, окрашивается в черный цвет. Это единственное представление.

Вместо того, чтобы обновлять таблицу на 2011 год, я хотел бы получить новое представление. Скорее всего, мне придется вручную перенести существующие данные в новую систему, но это не связанная проблема. Предполагая, что у меня есть список дат для каждого человека, как я могу визуализировать данные, чтобы я мог быстро оценить следующее:

• Кто давно не участвовал
• Сколько времени прошло с тех пор, как человек X участвовал
• Как часто человек X участвовал

Написание специального приложения для этого не вариант, так как мне придется передать его кому-то в течение следующих 1-4 лет, и у них, вероятно, не будет навыков для его обслуживания. Из-за этого я хотел бы сохранить его в электронной таблице, которую я могу разместить в Google Docs, или, в худшем случае, хранить в открытом офисе и отправлять по электронной почте сообщения о необходимости знать.

Answer 1

Я бы настроил вашу электронную таблицу как базу данных (как предложила @Shinrai) с "датой участия", "человеком" и, возможно, "типом деятельности" в качестве столбцов.

person   date_participated  activity_type
Joe      2010-12-04         cow tipping
Jimmy    2010-12-04         surfing
John     2010-12-16         compost toilet maintenence
Joe      2011-07-01         cow tipping
John     2011-07-03         compost toilet maintenence 
Sam      2011-09-30         surfing

(Джон солдат) Теперь все остальное вы можете сделать с помощью сводных таблиц и графиков. Вы также можете использовать ограниченные функции базы данных в Excel или свернуть свои собственные. Вы можете составить диаграммы участия отдельных лиц, таблицы с датой последнего участия (или месяцами с момента последнего участия) и подсчет общего числа участников.