Слияние из почты с помощью электронной таблицы Excel:
Почтовое слияние используется для создания нескольких документов одновременно. Эти документы имеют идентичный макет, форматирование, текст и графику. Только определенные разделы каждого документа варьируются и персонализированы. Документы, которые Word может создавать с помощью слияния, включают в себя массовые метки, письма, конверты и электронные письма. В процессе слияния участвуют три документа:
Шаг 1. Подготовьте данные в Excel для слияния
Самый важный шаг в процессе слияния - это настройка и подготовка ваших данных. Вы будете использовать свою электронную таблицу Excel в качестве источника данных для списка получателей.
Вот несколько советов, чтобы подготовить ваши данные для слияния. Удостовериться:
Имена столбцов в вашей электронной таблице совпадают с именами полей, которые вы хотите вставить в свое почтовое слияние. Например, чтобы обратиться к читателям по имени в документе, вам понадобятся отдельные столбцы для имени и фамилии.
Все данные для объединения присутствуют на первом листе вашей электронной таблицы.
Записи данных с процентами, валютами и почтовыми индексами правильно отформатированы в электронной таблице, чтобы Word мог правильно прочитать их значения.
Электронная таблица Excel для слияния хранится на вашем локальном компьютере.
Изменения или дополнения в вашей электронной таблице завершаются до ее подключения к документу слияния в Word.
ПРИМЕЧАНИЯ. Вы можете импортировать информацию из электронной таблицы Excel, импортировав информацию из значения, разделенного запятыми (.csv) или текстового (.txt) файла, и использовать мастер импорта текста для создания новой электронной таблицы.
Дополнительные сведения см. В разделе « Подготовка источника данных Excel к слиянию почты в Word».
Шаг 2: Запустите слияние
В Word выберите « File > « New > « Blank document .
На вкладке «Почтовые рассылки» в группе слияния «Начать почту» выберите «Начать слияние почты», а затем выберите тип слияния, который вы хотите запустить.
Снимок экрана с вкладкой "Почтовые рассылки" в Word, показывающий команду "Начать слияние почты" и список доступных параметров для типа слияния, которое вы хотите выполнить.
Выберите «Выбрать получателей»> «Использовать существующий список».
Снимок экрана с вкладкой "Почтовые рассылки" в Word, показывающий команду "Выбрать получателей" с выбранным параметром "Использовать существующий список".
Перейдите к электронной таблице Excel и выберите «Открыть».
Если Word предложит вам, выберите Sheet1 $> OK.
ПРИМЕЧАНИЕ. Теперь электронная таблица Excel подключена к документу слияния, который вы создаете в Word.
Отредактируйте свой список рассылки
Вы можете ограничить, кто получает вашу почту.
Выберите « Edit Recipient List .
Снимок экрана с вкладкой "Почтовые рассылки" в Word, на которой показана команда «Изменить список получателей», как было выделено.
В диалоговом окне «Получатели слияния» снимите флажок рядом с именем любого человека, которому вы не хотите получать свою рассылку.
Выберите строки, установив флажок
ПРИМЕЧАНИЕ. Вы также можете отсортировать или отфильтровать список, чтобы упростить поиск имен и адресов. Для получения дополнительной информации о сортировке и фильтрации элементов см. Сортировка и фильтрация данных для слияния.
Шаг 3: Вставить поле слияния
Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые извлекают информацию из вашей электронной таблицы в ваш документ.
Чтобы вставить адресный блок для конверта, этикетки, сообщения электронной почты или письма
На вкладке «Почтовые рассылки» в группе «Написать и вставить поля» выберите «Блокировка адреса».
Вставить поле слияния блока адреса
В диалоговом окне «Вставка блока адреса» выберите формат имени получателя, который будет отображаться на конверте.
Параметры блокировки адреса
Выберите ОК.
Выберите « File > « Save .
Чтобы вставить строку приветствия в сообщение электронной почты или письмо
На вкладке «Почтовые рассылки» в группе «Написать и вставить поля» выберите «Приветствие».
Снимок экрана с вкладкой "Почтовые рассылки" в Word, на которой показана выделенная команда приветствия.
В диалоговом окне Вставить строку приветствия выполните следующие действия:
В разделе «Строка приветствия» измените приветствие, если необходимо, выбрав приветствие (по умолчанию «Дорогой»), формат имени получателя и конечную пунктуацию (по умолчанию - запятая). и в строке приветствия для недопустимых имен получателей выберите опцию в списке приветствий.
Выберите ОК.
Выберите « File > « Save .
Чтобы вставить данные из вашей электронной таблицы в сообщение электронной почты или письмо
На вкладке «Почтовые рассылки» в группе «Написать и вставить поля» выберите «Вставить поле слияния».
В диалоговом окне «Вставка поля слияния» в разделе «Поля» выберите имя поля (имя столбца в электронной таблице), а затем нажмите «Вставить».
Повторите шаг 2 по мере необходимости и выберите Закрыть, когда закончите.
Выберите « File > « Save .
Дополнительные сведения о добавлении полей из электронной таблицы в документ слияния см. В разделе «Вставка полей слияния». А если вам интересно узнать больше о вариантах настройки сообщений электронной почты, см. «Объединение сообщений электронной почты в Word».
Шаг 4: Предварительный просмотр и завершение слияния
После того, как вы вставите нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что с содержимым все в порядке. и тогда вы готовы завершить процесс слияния.
На вкладке «Почтовые рассылки» выберите «Предварительный просмотр результатов».
Снимок экрана с вкладкой "Почтовые рассылки" в Word, на которой показана группа «Предварительный просмотр результатов».
Нажмите кнопку «Следующая следующая запись» для результатов предварительного просмотра слияния или «Предыдущая предыдущая запись» для кнопки «Запись результатов предварительного просмотра слияния», чтобы перемещаться по записям в источнике данных и просматривать их внешний вид в документе.
В группе «Завершить» выберите «Завершить и объединить» и выберите «Печать документов» или «Отправить сообщения электронной почты».
Снимок экрана: вкладка "Почтовые рассылки" в Word, показывающая команду «Завершить и объединить» и ее параметры.
Шаг 5: Сохраните слияние
Когда вы сохраняете документ слияния, он остается подключенным к вашему источнику данных. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.
Откройте документ слияния и выберите «Да», когда Word предложит вам сохранить соединение.
