Вы можете отключить это, в меню Файл -> Параметры -> Почта -> Отслеживание, снимите флажок
Автоматически обрабатывать приглашения на собрания и ответы на приглашения на собрания и опросы
Эта функция разработана по определенной причине, так что люди могут видеть, что у вас есть предварительные встречи, чтобы уменьшить / предотвратить двойное бронирование.
Я не знаю, как вы можете достичь этого, основываясь на времени события (хотя вы явно не просите об этом, хотя я подозреваю, что это будет полезно), мое лучшее предположение - VBa
Есть оговорка, которую я только что прочитал
Несмотря на то, что приглашение на собрание больше не будет автоматически добавляться в качестве Предварительного в ваш Календарь при получении, оно все равно будет добавлено в качестве Предварительного, как только вы выберете приглашение на собрание в своем списке сообщений.
Детали для цитаты