Как сканировать и аннотировать документы и квитанции, чтобы метаданные можно было искать и встраивать в документ?

Question

Я устала жить в современную эпоху и все еще иметь грязный шкаф для бумаг, полный бумаги. У меня есть хороший дешевый сканер, и я хочу сканировать квитанции, гарантии и т.д.

Чтобы можно было их найти, я бы хотел, чтобы их можно было искать с помощью поиска Windows (или поиска на рабочем столе Google).

Поскольку я ленив с резервными копиями, я хочу формат файла, который встраивает метаданные в файл. Резервное копирование должно быть таким же простым, как копирование множества файлов изображений.

Я тоже дешевый и не собираюсь устанавливать дорогостоящее решение. Я надеюсь, что один из основных форматов может сделать это.

Итак, что удовлетворяет общему сканируемому формату: поиск и метаданные, встроенные в генерируемое изображение. Чем больше "открытых" и портативных, тем лучше.

Answer 1

Я хотел сделать то же самое, и вот вещи, которые я нашел и рассмотрел. Решение, которое я обычно слышу для этого, - NeatReceipts или NeatDesk. К сожалению, я не верю, что вы можете получить их программное обеспечение без сканера. Это несколько дорого.

Другая вещь, которую я рассмотрел, - это использование EXIF-данных JPG. Это было дешево, но я не мог найти простой способ поиска этой информации или сделать ее полезной для управления документами.

В конце концов я решил, что это будет работать для меня, это использование Adobe Acrobat. Это определенно не дешево, но у меня также были другие варианты для создания / изменения PDF-файлов. Acrobat может сканировать документы и распознавать их в доступном для поиска тексте. PDF теперь является открытым стандартом, но если вы беспокоитесь о совместимости в течение длительных периодов времени, существует формат PDF / A. Я не знаю, сохранит ли PDF / A текст OCR. В документах PDF также есть место для ввода метаданных, таких как заголовок, автор, ключевые слова (которые я использую как комментарии). Если этого недостаточно, вы всегда можете добавить свой собственный текст или заметки в сам документ.

Я знаю, что ведение записей важно, поэтому я надеюсь, что вы найдете решение, которое подходит вам.

Answer 2

Я знаю, что Вы имеете ввиду. Я хотел иметь возможность отсканировать все мои документы, связанные с налогами, и иметь возможность хранить их в безопасности. Я решил пойти с Scanmountain.com для организации моих налоговых документов. Они доступны для поиска, поэтому я не могу потерять файл, и они в сети, поэтому я могу получить к ним доступ в любое время. У них даже есть функция электронной почты, так что я могу отправлять свои файлы прямо на мою учетную запись! Мой БФ беспокоился о безопасности, но я проверил, и ScanMountain использует шифрование военного уровня, так что мои налоговые документы в безопасности! Последнее, что я видел на их сайте, они предлагают бесплатные аккаунты прямо сейчас, чтобы попробовать их. Они хорошие цены - нареканий нет. Это решение сработало для меня ... возможно, оно может для вас. Удачи!