Как классифицировать текстовые данные на основе значения в столбце?

Question

Я использую Excel, чтобы создать список людей, работающих в компании, содержащий информацию о сотрудниках, имеющих отношение к нашему отделу.

Электронная таблица выглядит в целом так (вымышленные данные):

Name        Department        Function        Telephone       E-mail
J. Juggler  Sales             Fixer           4493            jj@company.com
A. Zen      Front Office      Elevator boy    1363            az@company.com
etc....

На экране список отлично работает. Мы можем фильтровать по отделу или функции и просто делать общий поиск CTRL+F. Однако мой менеджер попросил меня сделать версию для печати, чтобы он мог распечатать и повесить список в определенных местах.

Желаемый печатный формат будет выглядеть примерно так:

Front Office
    A. Zen      Front Office      Elevator boy    1363            az@company.com
    ....        ....              ....            ....            ....
Sales
    J. Juggler  Sales             Fixer           4493            jj@company.com
    ....        ....              ....            ....            ....        

Я попытался использовать сводную таблицу для этого. Все шло нормально, пока я не попытался добавить контактные данные в качестве значений. Затем он дал мне сумму (?) значения в ячейке, а не просто значение.

Так как же классифицировать такую электронную таблицу для достижения описанного формата? Электронная таблица содержит около 150 строк и 8 отделов.

Answer 1

Вероятно, единственное, что вам нужно сделать, чтобы ваша сводная таблица заработала, - это изменить тип данных в вашем телефонном столбце с номера (или общего) на строку. Это также хороший прием для сохранения ведущих нулей в таких вещах, как почтовые индексы.

Answer 2

Если вы сначала отсортируете данные по столбцу "Отдел", вы можете выбрать все данные и использовать "Промежуточные итоги" на ленте данных, чтобы вставить заголовок перед каждым отделом, как показано ниже.

Answer 3

Если вы сортируете электронную таблицу по столбцу B (Отдел), строки будут переупорядочены, поэтому все люди в одном отделе будут перечислены вместе. Это даст вам желаемый формат печати. Единственное, что вы можете сделать, это вставить строки заголовков с названиями отделов.

Если я начну с этого:

Я получаю это после сортировки по отделу:

Вы также можете добавить вторичную сортировку, чтобы названия в алфавитном порядке в отделе, но для этой работы инициалы должны быть в отдельном столбце, как здесь:

Извлечение инициала может быть легко выполнено с помощью функции Text-to-Columns, если вы выбрали "delimited" с «» (пробел) в качестве разделителя.