По сути, когда вы открываете файл, ваш компьютер блокирует его, поэтому ваши изменения сохраняются над любым другим, кто может попытаться изменить его, пока он у вас открыт. Насколько я знаю, вы не можете сделать, как вы описали, чтобы переключиться, какой пользователь получает для записи в файл, не закрывая файл.
НО вы можете использовать функцию общей рабочей книги, чтобы обеспечить возможность совместной работы над сетевым файлом несколькими людьми.
Если вам нужен вклад от нескольких человек, вы можете создать общую книгу и поместить ее в сетевое расположение, где они могут редактировать ее одновременно.
Здесь информация об общих рабочих книгах.