Увеличение производительности с огромным Outlook Inbox - "Sorted Inbox" и частотами

Question

Я использую Exchange Online и Outlook 2010 с очень большим объемом электронной почты и большой папкой «Входящие». Я уже использую цветные категории и фильтрую списки рассылки в специальные папки. Я также назначаю разные времена жизни для папок и т.д. Тем не менее, моя производительность (электронная почта работала / интервал времени) и надежность (не пропуская вещи) может быть лучше.

Я определил три проблемы с моей текущей настройкой:

1. Мне не хватает "отсортированного почтового ящика", предлагаемого Gmail. Короче говоря, функция пыталась выделить отдельные электронные письма (в отличие от массовых) или электронные письма людей, на которые я часто отвечаю. Просматривая электронную почту, классифицированную как важную по этой логике, я часто мог найти электронную почту, которую я просто пропустил.

2. Входящие уже очень большие. Было бы напрасной тратой времени на полную сортировку, но очень помогло бы, если бы я мог отсортировать не только по отправителю, но и по количеству писем этого отправителя. Это позволило бы мне быстро сократить общее количество писем в папке "Входящие" и удалить много устаревших материалов.

3. При ответе на электронные письма часто полезно сразу увидеть весь разговор с этим человеком. Для важных вещей у меня есть CRM, подключенный к Outlook, но для повседневных вещей я использовал Xobni для этого. Но Xobni становился все более и более требовательным к ресурсам, не поддерживал мой язык должным образом и, на мой взгляд, был сосредоточен на соединении с социальными сетями (которые я не хочу использовать). Существует ли легкая альтернатива Xobni, которая не создает полнотекстовый индекс всей электронной почты?

Answer 1

Я немного пурист в папке "Входящие", поскольку я использую "Входящие" в традиционном смысле - в папке "Входящие" остаются только открытые работы, требующие моего немедленного внимания, которые всегда сортируются по "Получено", а самые последние находятся вверху списка. ВСЕ, ЧТО ЕЩЕ УДАЛЯЕТСЯ (стратегия touch-it-Once), или время от времени я скину сообщение в тематическую папку. Если в будущем есть пункт TODO, я обычно перетаскиваю сообщение в свой календарь. Я стремлюсь, чтобы к концу дня у меня была пустая папка. Я считаю это успехом, когда он может быть пустым каждый час.

Всякий раз, когда мне нужно просмотреть историю, я (обычно) захожу в свою удаленную папку и сортирую по "От" или "Тема", чтобы быстро вернуться к скорости. Обратите внимание, что после сортировки столбца вы можете начать печатать, чтобы быстро найти нужного пользователя или тему.

Я презираю "Группу по" и никогда не видел, чтобы она использовалась хорошо, хотя я видел, что многие люди используют ее. Если я когда-нибудь увижу эту функцию для опытного пользователя, который не испытывает проблем с надежностью и производительностью, связанных непосредственно с этой функцией, я обновлю свой пост.

Answer 2

У меня есть несколько предложений, которые помогут вам решить проблему с входящими сообщениями.

Во-первых, я не видел упоминаний о файлах личных папок? Вы используете PST? На моей нынешней работе за последние 8 месяцев у меня было более 10 000 электронных писем в PST.

Одна вещь в Outlook, которую я нашел полезной, - это папки поиска (но только в файле PST). По какой-то причине никто из моих коллег не настроил папки поиска в Outlook. Папки поиска имеют широкие возможности настройки и автоматически фильтруют сообщения электронной почты по отправителю, важности, сообщениям электронной почты с вложениями.

В дополнение к папкам поиска, я использую высокоструктурированный макет папки и некоторые настройки правил, чтобы автоматически копировать каждое электронное письмо, которое я отправляю или получаю в PST. Организация папок, которую я использую, выглядит следующим образом:

2012

• Входящие Архив
  • 01-Jan
  • 02-февраля
  • 03-Mar
  • 04-Апрель
  • 05 мая
  • ..
  • 12-декабря
• Отправлено Архив
  • 01-Jan
  • 02-февраля
  • 03-Mar
  • 04-Апрель
  • 05 мая
  • ..
  • 12-декабря

Затем я создаю правила для своего почтового ящика и отправляемых элементов, чтобы каждое отправленное или полученное электронное письмо копировалось в соответствующую папку в зависимости от того, какой сейчас месяц. Таким образом, вы можете удалять элементы из своей папки «Входящие» и не беспокоиться о том, что не сможете найти старые письма, если вы установите напоминание об обновлении правил, чтобы входящие / отправленные элементы направлялись в правильные папки. есть копия всего.

В дополнение к моему PST входящих / отправленных элементов, у меня есть еще один PST под названием «Удаленные». Когда я удаляю любое электронное письмо, я перемещаю его в свои удаленные элементы PST. Хранение вашей папки входящих / отправленных элементов отдельно от удаленных элементов Рекомендуется использовать PST, если вы столкнулись с ситуацией, когда ваш основной PST поврежден - по крайней мере, у вас есть какая-то форма резервной копии всей электронной почты.

Поскольку теперь у вас есть PST, содержащий всю корреспонденцию электронной почты, настройте папки поиска в папке PST входящих / отправленных элементов. Если вы сконфигурируете папки поиска в своей папке входящих сообщений, все, что вы увидите, - это переписку, содержащуюся в вашей папке входящих сообщений для обмена, отправленные элементы и историю разговоров (что по сути бесполезно, если вы не заархивируете все внутри своей папки входящих сообщений для обмена, что сделает вас непопулярным с обменяю админа). Настройка папок поиска намного проще, чем настройка почтовых правил для каждого человека / группы, для которой вы хотите иметь папку.

Надеюсь, это поможет!

Richie