У нас есть несколько специалистов по финансам, которые используют абсолютно массивные, древние таблицы Excel для различных аналитических целей, и их финансовые операции периодически прерываются из-за критической ошибки «слишком много форматов ячеек».
Есть ли обходной путь для этого, или я должен сказать им, чтобы они смирились и подстригли немного жира?
Им придется сначала подстричь немного жира. Возможно, вам придется потратить время и силы на то, чтобы ваши таблицы были спланированы, структурированы и построены правильно. Кто бы ни отвечал за ваши отчеты / таблицы, возможно, придется отказаться от привычки или двух.
Для начинающих:
Не забывайте о зависимости формулы при расположении клеток.
Сохраняйте данные отсортированными, если это возможно.
Воздерживаться от ссылки на целые строки или столбцы.
С точки зрения форматирования и макета, будь проще, Snufflelupagus (KISS). Создайте руководство по стилю и придерживайтесь его. Я внедрил руководство по стилю электронных таблиц и заставил всех придерживаться его в нашей компании, что привело к уменьшению размеров файлов и ускорению отправки отчетов. Например, заголовки даты всегда должны быть в формате «мм / дд / гг», жирным и черным.
Обновите свои формулы. Если вы используете Excel 2007 и выше, вам не нужно использовать:
=IF(ISNA(VLOOKUP(100,MyRange,2,False)),"",VLOOKUP(100,MyRange,2,False))
над
=IFERROR(VLOOKUP(100,MyRange,2,False),"")
Будьте осторожны при копировании ячеек из одной рабочей книги в другую. Пользовательские стили дублируются при копировании отформатированных ячеек.
Вам не всегда нужно скрывать ошибки (см. № 6). Они не выглядят великолепно, но они выделяются. В нашей компании видимые ошибки помогают нам быстрее определять проблемные области. Это означает, что вы можете отказаться от формул =IF(NOT(ISERROR()),A1,"") .
При выполнении поиска используйте INDEX/MATCH вместо VLOOKUP если число столбцов в исходном диапазоне данных больше 2. Или, если вы делаете горизонтальный поиск, количество строк. Кроме того, формулы INDEX/MATCH являются более гибкими.
Если возможно, сведите к минимуму использование формул массива. Используйте их на отдельные ячейки или только если они ссылаются на небольшой диапазон.
Дальнейшее чтение:
Часто многие из этих файлов могут быть оптимизированы.
Улучшены существующие макросы, исправлено ненужное форматирование, удалены неиспользуемые пользовательские представления, удалены неиспользуемые определенные имена, внешние ссылки.
Если эти пользователи не способны понять, как это исправить, продуктивность работы в офисе может стоить того, чтобы знающий человек вмешался, а затем показал, как внести улучшения такого рода.
Даже простая проверка того, подходит ли сохраненный тип версии к тому, что они ежедневно делают с файлом, может уменьшить размер файла.
Проблема "слишком много форматов ячеек" обычно связана с тем, что со временем копируются ячейки, вставленные из других рабочих книг. Простой способ удалить неиспользуемые пользовательские форматы - это установить бесплатную надстройку FormulaDesk , а затем нажать кнопку "Обрезать раздутую книгу" в меню FormulaDesk. Вы можете удалить пустые строки и столбцы, а также лишние ненужные форматы ячеек. Пока вы об этом, вы также можете профилировать свою книгу, чтобы определить, почему она медленная, с помощью профилировщика.
Отказ от ответственности: FormulaDesk это мой продукт
