Советы и рекомендации по Microsoft Outlook для улучшения работы пользователей?

Question

Я один из тех пользователей Microsoft Outlook, которые работают над версией 2007 года. Бог знает, что этот инструмент тяжелый и может навязывать проблемы. Мне было интересно, что может предложить толпа суперпользователей, чтобы улучшить опыт использования.

Несколько моих собственных предложений:

1. Всегда работать в режиме кэширования (Сервис -> Настройки учетной записи -> Изменить -> Использовать режим кэширования Exchange)
2. Используйте возможности локального архивирования Outlook
3. Используйте программу чтения RSS в Outlook - это просто и позволяет автономно получать доступ к вашим каналам
4. Если у вас есть подписка на электронную почту в журналах, блогах и т.д. - создайте подкаталог, в котором они будут храниться, и правило, по которому они автоматически перемещаются туда, когда они приходят (одно правило для каждой подписки на основе электронного письма отправителя)

Вы также можете поделиться предложениями, требующими настройки Exchange Server, для тех из нас, кто может их донести до своих ИТ-менеджеров.

Каковы ваши предложения?

PS: "Использовать Gmail" не является приемлемым ответом, некоторые из нас не контролируют, какую систему электронной почты мы используем ...

Answer 1

Я использую отложенную отправку моих писем. Вы просто создаете новое правило, которое откладывает отправку писем на указанное количество минут.

Answer 2

У меня нулевое правило входящих. Когда я читаю электронную почту, я перемещаю ее в другую папку, чтобы что-либо в папке «Входящие» было новым и / или действующим. Если это возможно, я обычно выполняю это действие и быстро отправляю электронное письмо, чтобы максимально сохранить пустую папку «Входящие».

---

Вот мой базовый макрос. Он перемещает выбранные сообщения в области сообщений или текущее открытое сообщение в папку "Входящие" PST-файла "Архивировать личные папки". Вам придется изменить имя файла PST и папку, если у вас другие. Я создаю макрокнопки на главной панели инструментов Outlook и на панели инструментов окна чтения сообщений. Лучше всего, если вы подпишете свои макросы .

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

Answer 3

Щелкните правой кнопкой мыши значок Outlooks на панели задач и выберите "Скрыть при сворачивании". Больше места для других приложений на панели задач всегда приветствуется :)

Answer 4

Мне нравится возможность открывать более одного окна Outlook, например, одно для электронной почты, одно для задач или календарей, когда я работаю над ними вместе. Щелкните правой кнопкой мыши элемент на панели навигации:

Выберите «Открыть в новом окне». Я был убежден, что для этого есть сочетание клавиш, но я не могу заставить его работать из мышечной памяти, найти его в Интернете или в официальном полном списке сочетаний клавиш!

Как вариант, придерживайтесь одного окна, но используйте сочетания клавиш для перемещения между календарем, контактами, электронными письмами и т.д.:

Ctrl +1 Переключиться на почту.
Ctrl +2 Переключиться на календарь.
Ctrl +3 Переключиться на контакты.
Ctrl +4 Переключиться на задачи.
Ctrl +5 Переключиться на заметки.
Ctrl +6 Переключиться на список папок на панели навигации.
Ctrl +7 Переключиться на ярлыки.

В целом, что я нашел очень полезным, это изучить некоторые сочетания клавиш для операций, которые я использую чаще всего - это экономит значительное количество времени при сложении в течение дня или недели, так как я трачу много времени в Перспективы. Очень полный список здесь

а также здесь

Answer 5

Я добавил макрос для проверки того, что я ввел тему перед отправкой.

1. Нажмите Alt+F11. Это открывает редактор Visual Basic

2. На левой панели можно увидеть «Объекты Microsoft Outlook» или «Project1», разверните это. Теперь можно увидеть «ThisOutLookSession».

3. Дважды щелкните «ThisOutLookSession». Это откроет область кода.

4. Скопируйте и вставьте следующий код в правой панели. (Панель кода)

Код:

‘============================================================================
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strSubject As String

    strSubject = Item.Subject

    If Len(Trim(strSubject)) = 0 Then
        Prompt$ = “Subject is Empty. Are you sure you want to send the Mail?”
        If MsgBox(Prompt$, vbYesNo + vbQuestion + vbMsgBoxSetForeground, “Check for Subject”) = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
End Sub

Вам также придется подписать макрос - смотрите мой ответ на этот вопрос.

Answer 6

В ответ на комментарий Slink84 о том, что на самом деле не нужно прикреплять вложения, я провел быстрый поиск и наткнулся на эту запись в блоге, в которой описывается процесс создания такого макроса.

Я не копировал это здесь, поскольку это довольно долго.

Answer 7

Опция отзыва довольно полезна, когда вы что-то забыли об отправленном письме.

Отправленная почта-> двойной щелчок на почту -> Другие действия -> отзыв

Answer 8

У меня кошмар почтового ящика - я использую этот Clear Context