Как я могу сделать адресные метки с MS Word 2002? Я хотел бы импортировать свою адресную книгу из Outlook и распечатать несколько адресных меток, чтобы положить их на конверты (по одной метке на адрес). Я знаю, как сделать макет для наклеек, но прошло уже несколько лет, как я это сделал. К сожалению, я не помню, как я это делал в прошлый раз!
1 ответ
2
Вы бы сделали слияние почты в MS Word из Outlook.
Полные инструкции можно найти здесь
Outlook представляет ряд проблем с печатью, которые пользователи могут решить с трудом. Например, распечатки пользовательских форм не похожи на то, что вы видите на экране: поля отображаются в заданном порядке, который вы не можете изменить, а любые пользовательские поля перечислены в конце в алфавитном порядке. Лучшее решение для печати пользовательских форм, которое я нашел, - это запрограммировать форму Outlook, чтобы передавать ее данные в поля в шаблоне Microsoft Word.
Дилеммы печати Outlook не ограничиваются пользовательскими формами. Когда люди, собравшие много строк заметок в отдельных элементах контактов, пытаются распечатать несколько контактов из представления «Адресные карточки», они обнаруживают, что Outlook усекает эти заметки. Проблема в том, что печать из любого вида папки строго зависит от того, что вы видите, что вы получаете. Представления папок никогда не отображают полный текст поля «Примечания» или «Сообщение», максимум не более 250 символов, поэтому вы не можете использовать представление папки для печати этих заметок во всей их полноте.
Решение, встроенное в Outlook, заключается в использовании стиля печати Memo для печати отдельных контактов. Этот метод не создает аккуратный список, который выглядит как представление адресных карточек, но в диалоговом окне "Печать" отображается параметр "Начать каждый элемент на новой странице", который можно оставить невыбранным, чтобы сэкономить немного бумаги. Правила Outlook определяют, какие поля будут напечатаны - как правило, все те, в которые вы ввели данные.
Когда вам нужна компактная распечатка всего нескольких ключевых полей плюс заметки из папки «Контакты», решение - как и в случае с пользовательскими формами - заключается в использовании Word. В отличие от решения для пользовательских форм, вам не нужно писать какой-либо программный код. Вместо этого вы можете использовать интеграцию Outlook с функцией Word Mail Merge. Вам нужен Outlook 2002 или Outlook 2000, чтобы этот метод работал.
Хитрость заключается в том, чтобы начать слияние из Outlook, а не из Word. Убедитесь, что в представлении папки "Контакты" отображаются поля, которые вы хотите распечатать, в том порядке, в котором вы хотите их напечатать. Затем выберите Инструменты, Слияние почты. В разделе "Поля для слияния" выберите "Поля контакта в текущем представлении". В разделе "Тип документа" выберите "Каталог". Нажмите OK, чтобы запустить Word и запустить процесс слияния.
После запуска Word используйте кнопку "Вставить поля слияния" на панели инструментов, чтобы добавить заполнитель для каждого поля "Контакт" в документ слияния. (В Outlook 2002 эта кнопка находится слева от кнопки "Вставить поле слова".) Вы можете отформатировать документ слияния так, как вам нравится, и при необходимости вставить дополнительный текст. Например, вы можете выделить поле FullName жирным шрифтом или штриховкой или ввести в предисловие другие поля слияния с метками, такими как «Email:» и «Notes:», чтобы дублировать внешний вид представления "Адресные карты".
Не забудьте включить одну или две пустые строки после всех полей слияния, чтобы обеспечить разделение между записями. Если вы хотите, чтобы распечатка дублировала многоколоночный вид представления «Адресные карты», выберите «Формат», «Столбцы», чтобы выбрать количество столбцов. Возможно, вы захотите использовать Файл, Параметры страницы, чтобы переключить страницу из книжной в альбомную, если вы планируете отображать более двух столбцов.
После завершения редактирования документа слияния нажмите кнопку «Объединить с новым документом» и выберите вариант с 1 по 10 в качестве теста. Изучите полученный документ, затем вернитесь к документу слияния, внесите необходимые изменения и повторите тестирование. Когда вы будете удовлетворены, нажмите кнопку «Объединить с новым документом» еще раз и выберите «Все». В зависимости от количества контактов и сложности макета Word может потребоваться несколько секунд или несколько минут для выполнения слияния. После того как Word завершит слияние, вы можете выполнить дополнительное форматирование и очистку, прежде чем распечатывать настроенный список контактов.
Единственное, что вы теряете при использовании этого метода, это любое форматирование в разделе заметок (печать в стиле Memo в Outlook сохраняет это форматирование). Я думаю, что эта потеря - небольшая цена за гораздо больший контроль над макетом.