Я не уверен, почему вы хотите создать файл, когда приходит новое сообщение. Если вы используете формат Maildir для своего почтового ящика, каждое новое сообщение будет сохранено в файле.
В зависимости от вашей почтовой программы вы можете использовать такой инструмент, как procmail
для обработки входящей почты. Если вы читаете с удаленного почтового сервера, вы можете комбинировать это с инструментом вроде fetchmail
чтобы читать почту и копировать ее в свою систему. Когда вы говорите об использовании Outlook, это может быть подходящим методом.
Если вы ищете эквивалент Outlook, многие пользователи используют Thunderbird. Есть также серверы WebMail, такие как roundcube и squirrelmail, которые можно использовать.